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Convert

4.3

Langzeitarchivierung von E-Mails in PDF

Sie möchten Ihre E-Mails als PDF archivieren - MIT allen Anlagen direkt im PDF?


Die Zeiten sind längst vorbei, in denen die E-Mail-Kommunikation ein rechtsfreier Raum war, in dem der juristische Ausnahmezustand galt. Inzwischen wissen auch die Behörden, was E-Mail ist- und setzten diese moderne Art der Kommunikation in Vorschriften um. Das Problem: Diese Gesetze und Richtlinien sind weitestgehend unbekannt - aber trotz allem auch für Unternehmen verbindlich. So kann z.B. die Finanzverwaltung im Rahmen des Steuersenkungsgesetzes vom 23.10.2000 anlässlich einer Betriebsprüfung weitgehende Zugriffsrechte auf die Datenverarbeitungs-Systeme Ihres Unternehmen einfordern. Es kommt dabei nicht selten vor, das der Betriebsprüfer beschließt die Daten unter Zuhilfenahme von Prüfungssoftware zu analysieren. Das heißt für das Unternehmen: Sie müssen dem Prüfer Ihre Unterlagen und Dokumente (wie z.B. E-Mails inkl. Anhänge) in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen, denn: Im E-Business muss die E-Mail-Kommunikation samt Anhang mit steuerlich relevantem Inhalt während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist elektronisch archiviert werden. Eine alleinige Aufzeichnung auf Mikrofilm oder Papier reicht gemäß 147 Abs. 2 AO nicht mehr aus.

Der Betriebsprüfung gelassen entgegensehen

Ist der Betriebsprüfer erst mal im Haus, ist guter Rat teuer: Wie dem Mitarbeiter des Finanzamts die Unterlagen in elektronischer Form präsentieren? Mit den Aktenordnern voller ausgedruckter E-Mails kann der Beamte in diesem Fall nichts anfangen (ganz abgesehen davon, dass Outlook erst ab Outlook 2003 SP-1 Anhänge im Ausdruck aufführt) und die Speicherung Ihrer E-Mails als *msg-Dateien bleibt ebenfalls Stückwerk...

Outlook-E-Mails rechtssicher und komplett (inkl. Anlagen) archivieren

OLXSolutions hat das Problem gelöst und präsentiert mit OLXConvert eine komfortable und rechtssichere Langzeit-Archivierung Ihrer elektronischer Kommunikation, inklusive der angehängten Dokumente im universellen PDF-Format. OLXConvert konvertiert Ihre E-Mail-Nachrichten inklusive Anlagen (Attachments) in PDF-Dokumente. Und das mit allen relevanten, elektronischen Dokumentenstempeln wie Absender, Sendedatum, Empfänger, Anlagen und Betreff. Sämtliche Anlagen der Original-Nachricht sind 1:1 im Original im PDF-Dokument eingebettet und lassen sich daraus direkt öffnen.

Kinderleichte Installation und Anwendung

Die Installation gelingt auch Anwendern ohne Vorkenntnisse problemlos. Alle Zusatz-Funktionen, die die Konvertierung betreffen, sind direkt in Outlook integriert. Sie müssen sich an kein zusätzliches Programm gewöhnen und können Ihren gewohnten Workflow unbeeinträchtigt, jetzt aber durch wichtige Features ergänzt, komfortabel fortsetzen.


Integrierbarer Internet-Mail-Header

Auf Wunsch kann OLXConvert den Internet-Mail-Header der Nachrichten in das PDF-Dokument integrieren (entweder direkt oder als Anlage) - damit Sie Ihrer Nachweis- und Aufbewahrungspflicht 100%ig nachkommen und keine Unsicherheiten im Bezug auf die Herkunft der archivierten Dokumente entstehen.




Einheitliches Erscheinungsbild

Analog dem Ausdruck einer E-Mail aus Outlook, bereitet auch OLXConvert die konvertierten PDF-Dokumente stets mit einheitlichen Kopfinformationen auf sodaß sofort die wichtigsten Parameter der Nachricht ersehen werden können - und das OHNE Verändern der Originalinformationen.




Ablageort frei wählbar

Sie können den Ablageort für die in PDF konvertierten Dokumente frei wählen: Es stehen Ihnen hier drei Varianten zur Verfügung: Zum einen können Sie die generierten PDF-Dokumente direkt zur Anzeige zurückgeben lassen. Zum anderen können Sie bei jeder Konvertierung bestimmen, wohin das Dokument gespeichert werden soll oder - als dritte Möglichkeit - einen dedizierten Ablageort (z.B. auf einem Serverlaufwerk oder einem NAS) festlegen.

Features
  • Langzeit-Archivierung Ihres E-Mail-Verkehrs
  • Sämtliche E-Mail-Anlagen 1:1 direkt im PDF eingebettet 
  • Kompletter Internet-Mail-Header als angehängte Textdatei
  • Konvertierung direkt aus Outlook mit rechtem Mausklick
  • PDF-Konvertierung
  • Frei wählbarer Ablageort
  • Einheitliche Kopfinformationen/Erscheinungsbild
  • vollständig in Outlook integriert
  • und viele weitere, praxisnahe Features

Auszeichnungen
Kompatibilität
Beispiele
???
Versionen
Download

Download von Testversionen, Updates, Flyern, PDF-Dokumentionen.
Das Setup beinhaltet stets die aktuelle Version und erkennt selbst, daß upgedatet werden muß sowie Lizenz und Einstellungen.

Lizenzpreise
Referenzen
Meinungen
???

ServerExchangeWindowsOutlook
✓ 2016
✓ 2012 (R2)
✓ 2011 (SBS)
✓ 2008 (R2)
✓ 2008 (SBS)
✓ 2003 (SBS)
✓ 2016
✓ 2013
✓ 2010
✓ 2007
✓ 2003
✓ 10(32/64 bit)
✓ 8  (32/64 bit)
✓ 7  (32/64 bit)
✓ VISTA
✓ XP
✓ 2016  (32/64 bit)
✓ 2013  (32/64 bit)
✓ 2010
✓ 2007
✓ 2003
✓ Office 365

  • Outlook-AddIn (direkt in Outlook integriert)
  • Digitale Signatur
  • Installation erfolgt ausschließlich clientseitig
  • Installation/Verteilung via mitgeliefertem MSI-Paket
  • Terminal-Server-Unterstützung
  • CITRIX-Unterstützung
  • kostenlose Testversionen
  • kostenlose Updates und Support
  • volle Anrechnung bestehender Lizenzen bei Lizenzerweiterung

Die hier ersichtlichen Preise verstehen sich dabei zzgl. der gesetzlichen MWSt. (innerhalb Deutschlands).


Lizenzmodell: unbegrenzte Firmenlizenz


Auswahl Anzahl Lizenzkosten
1 49 €
2 94 €
3 138 €
4 182 €
5 226 €
6 270 €
7 313 €
8 356 €
9 399 €
10 441 €
11 483 €
12 525 €
13 566 €
14 608 €
15 648 €
16 689 €
17 729 €
18 769 €
19 809 €
20 849 €
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