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Disclaimer Agent (Exchange 2013)

3.6

Einheitliche Signaturen für alle Benutzer und alle Endgeräte (Exchange 2013)

Unternehmensweite Vereinheitlichung von Signaturen, Disclaimer, Haftungsausschlüsse, AutoResponder


E-Communication via Outlook/ExchangeServer zeichnet sich vor allem durch hohe Flexibilität, zeitnahe übermittlung und ebenso komfortable wie zahlreiche Messaging-Features aus. Jedoch lässt oft gerade diese Vielseitigkeit die Balance zwischen individueller Arbeitsprozessgestaltung und dem unternehmensinternen Workflow vermissen. Automatisierungen und organisationsübergreifende Spezifizierungen im Arbeitsablauf vorzunehmen, gehört normalerweise zu den eher aufwendigeren Kapiteln in Sachen Administration. Da müssen sich gestresste Systembetreuer durch eher zeitvernichtende Prozedere wie den Custom Installation Wizard/Profilassistenten quälen oder sich mit Themen wie Softwareverteilung und Distribution beschäftigen. Da schlägt der genervte Administrator sich mit Roaming Profiles, Stammordner oder Skripten herum, 'wurschelt' sich durch Registrierungseinträge und ellenlange Knowledge-Base-Artikel, die Outlook- Einstellungen per Reg-Schlüssel-Export auf verschiedene User verteilen wollen. Aber damit noch nicht genug: Zusätzlich ist er gezwungen, auf die teilweise recht komplexe Berechtigungsstruktur seiner Exchange-Organisation Rücksicht zu nehmen. Und all das nur, damit jeder User z.B. automatisiert dieselbe Signatur oder einheitlichen Disclaimer verwendet.

Der OLXDisclaimer Agent führt die Automatisierung von Mailzusätzen wie Signaturen, Haftungsausschlüssen, Wegbeschreibungen in völlig neue Dimensionen und ermittelt als perfekte Symbiose mit Ihrer Serverumgebung die Absender-Adressinformation auf Wunsch direkt aus der Active Directory-Benutzerdatenbank.

Der OLXDisclaimer Agent spart Ihnen den mühsamen Weg über Assistenten und Berechtigungen und sorgt als Systemdienst für Ihr organisationsweites Corporate Mail Design, bequem mit wenigen Handgriffen implementiert.

Und wie urteilt der deutsche Exchange-Guru & MVP Frank Carius?    Lesen und urteilen Sie selbst...

Zugriff auf Adressinformationen direkt aus allen Ebenen des ActiveDirectory

Mit dem OLXDisclaimer Agent können beliebig viele Jobs definiert werden. Dabei kann der OLXDisclaimer Agent mehr als alle anderen Signatur-Tools: Dieser Agent ermöglicht es Ihnen, für einen oder verschiedene User Ihrer Active-Directory/Exchange-Umgebung unterschiedliche Einstellungen zu definieren. Und das individuell für jede Ebene Ihrer AD-Struktur, inklusive aller selbst definierten Organisationseinheiten (OUs), so dass dieser Agent User aus allen Ebenen Ihrer Produktivumgebung verarbeiten kann. Ihr Vorteil: Die Pflege einer separaten Kontaktdatenbank entfällt.

Unterschiedliche Signaturen verwenden

Bereits existierende Signatur-Dokumente können problemlos in den OLXDisclaimer Agent integriert werden. Wählen Sie einfach selbst, welche Vorlage Sie mit welchem Nachrichtenformat verbinden möchten. Je nachdem, ob Sie mit Nur-Text, Rich-Text oder HTML arbeiten, können Sie Ihre selbstdefinierten Vorlagen ganz bequem zuweisen. Der Vorteil für Sie: Es ist keine Neuerstellung der vorgefertigten, mühsam erarbeiteten, unternehmensüblichen Signaturtexte nötig. Besonderes Highlight: Der OLXDisclaimer Agent erlaubt Ihnen zielgenaue Einpassung des Textes entweder am Schluss und/oder zu Beginn der Mail.

Frei definierbare Platzhalter

Mit dem OLXDisclaimer Agent können Sie nicht nur eigene Vorlagen einbinden sondern mit Hilfe definierter Platzhalter Signaturen oder Disclaimer auch individuell gestalten. Neben den agenteigenen Platzhaltern wie Datum, Zeit, Attachment-Anzahl und Größe stehen Ihnen selbstverständlich alle relevanten ActiveDirectory-Platzhalter  zur Verfügung. Zur besseren Orientierung entsprechen die Platzhalternamen weitestgehend den Beschriftungen auf der jeweiligen Registerkarte. Und das in allen verfügbaren Nachrichtenformaten "Nur-Text", "Rich-Text" oder "HTML". Von einfach bis anspruchsvoll- mit dem OLXDisclaimer Agent können Sie Ihre Wunsch-Signaturen mit wenigen Klicks erstellen und unternehmensweit nutzen.

Unterstützt alle relevanten Nachrichtenformate

Der OLXDisclaimer Agent unterstützt alle verfügbaren Nachrichtenformate. Damit Sie bei der Wahl Ihres Signaturlayouts frei entscheiden können, welches "Outfit" die Visitenkarte Ihres unternehmensspezifischen Corporate Mail-Design haben soll. Soll die Signatur in "Nur-Text" erstellt werden, um sie im Bezug auf die Empfängerkompatibilität so einfach wie möglich zu halten oder ist es Ihnen eher daran gelegen, Ihr Unternehmen über eine anspruchsvoll gestaltete HTML-Signatur mit z.B. Ihrem Firmenlogo  oder einem Lauftext zu Repräsentationszwecken vorzustellen? Der OLXDisclaimer Agent kann mit allen verfügbaren Formaten umgehen- und gibt Ihnen das entsprechende Werkzeug an die Hand.

Automatisches Anfügen von Attachments

Ihre Mitarbeiter müssen in regelmäßigen Abständen Reports, Berichte oder Dateien versenden? Sie möchten (z.B. zu Marketingzwecken) den Mails nach Extern automatisch bestimmte Attachments  (z.B. einer Wegbeschreibung/Anfahrtsskizze) anhängen? Der OLXDisclaimer Agent versieht ausgehende Nachrichten auf Wunsch mit systemseitigen Informationen (z.B. einer Attachmentauflistung).


Zentrale Steuerung

Als All-In-One Lösung in Sachen automatisierter Mailversand gibt Ihnen der OLXDisclaimer Agent außerdem die Möglichkeit, die Signatur- und Disclaimerverteilung per integrierter Userverwaltung bequem zentral zu steuern. Sie bestimmen durch einfaches Hinzufügen einer Ausschlussliste , welche Mitarbeiter die automatisierten Mailergänzungen (Signaturen, Anlagen, Disclaimer) nutzen und welche ausgenommen werden sollen. Der OLXDisclaimer Agent - servergesteuerte Mailergänzung per Systemdienst - die automatisierte Wiedervereinigung von Mailheader und Mailfooter im Rahmen Ihres externen Mailflows.


Konfliktlösung für lokale Signaturen

Nicht bei jeder Mail, die in einem Unternehmen versendet wird, ist das Beifügen einer Firmen-Signatur erwünscht. Auch für dieses Szenario hat der OLXDisclaimer Agent eine Lösung parat:  Sie können bestimmen, welche Textpassagen oder -phrasen innerhalb des Mailtextes die Aktivierung Ihres selbst definierten Signaturautomatismus außer Kraft setzt.  Außerdem können hier eigenständige Vorlagen beim Antworten oder Weiterleiten definiert werden. So können Sie die Distribution unternehmensweiter Signaturen noch besser steuern.



Globale Ersetzung

Trotz der immer weiter voranschreitenden, virtuellen Globalisierung existieren gerade im internationalen Mailflow noch höchst unterschiedliche Codierungsstandards. Gehört z.B. die Verwendung von Umlauten im deutschen Sprachraum zum Alltag, sucht man ähnliche Formatierungen im angloamerikanischen Raum vergebens. Das kann - auch und vor allem für die Formatierung Ihres Mailtextes und der dazugehörigen Signatur - unangenehme Folgen haben. Der Empfänger sieht unter Umständen anstatt des gesetzten Umlautes nur unverständliche Satzzeichen oder wirre Hieroglyphen. Mit der "Search & Replace"-Funktion des OLXDisclaimer Agents ersetzen Sie Platzhalter/Textbausteine wie "Geschäftsführer" direkt aus dem AD automatisch in international kompatible Versionen ("Geschaeftsfuehrer"). Aber nicht nur das: Durch das Hinzufügen eigener Ersetzungs-Parameter können Sie bis ins kleinste Detail steuern, wie Ihr Corporate Mail Design aussehen soll, z.B. in Punkto Groß- und Kleinschreibung, Abschlussformel usw.

Features
  • Auszeichnung mit Innovationspreis IT 2016 (BestOf)
  • Unterstützung aus- und eingehender sowie interner E-Mails
  • Zentrale E-Mail-Archivierung bereits am Gateway (-> Compliance)
  • Cluster-Unterstützung
  • Multi-Domain-Unterstützung
  • Blacklist-Unterstützung: Blocken extern ausgehender Nachrichten
  • Automatisierung von Mailzusätzen jeder Art 
  • Unterstützt Outlook2003-2016, iOS, Android, BlackBerry, OWA... 
  • Zugriff auf Adressinformationen direkt aus ActiveDirectory
  • Zentrale Steuerung (inkl. Attachments, Nachrichtenformate)
  • Erweitertes Logging (CSV) zur statistischen Auswertung
  • Keine Clientinstallation (Serverdienst) 
  • Lizenzierung pro Server mit unlimited Anzahl Mailboxen/Usern
  • Regelwerk frei definier- und anwendbar pro:
  • Alle
  • Domain
  • Organisationseinheit (OU)
  • Gruppe
  • einzelne E-Mail-Adressen
  • öffentliche Ordner (E-Mail-aktiviert)
  • Exchange-Attribute1-15
  • LDAP (mehr als 30 unterstützte Felder)
  • Regelwerk für ausgehende Nachrichten (EXTERNAL OUT / INTERNAL)
  • 60 frei definierbare Platzhalter
  • frei definierbare Attachments (z.B. Wegbeschreibung)
  • Unterstützung/Anfügen dynamischer Dateiinhalte
  • Einbindung von Bildern, z.B. Firmenlogo (extern & Inline-Images)
  • Zentrale Ergänzung des Anzeigenamens [2000/2003]
  • Automatisches Generieren und Anhängen von Visitenkarten (.vcf)
  • Einbindung existierender Signaturen möglich
  • Unterstützung von 'Im Auftrag senden'
  • Regeln bei Antworten/Weiterleiten
  • Export/Import von Textphrasen bei Antworten/Weiterleiten
  • Automatisches Anfügen des Disclaimers definierbar
  • Steuerung des fixen Platzhalters (falls dieser nicht existiert)
  • Ausschlüsse definierbar
  • Gültigkeitsdauer definierbar
  • Globale Ersetzung frei definierbarer Zeichen
  • Erkennen & ggf. überspringen spezieller Nachrichtentypen (NDRs, Meeting-requests, Delivery-receipts, Read-receipts)
  • Erkennen & überspringen signierter/verschlüsselter Nachrichten
  • Weiterleiten/Forwarding
  • Archivierung in dediziertes Exchange-Postfach (inkl. InternetMailHeader!)
  • Archivierung im Filesystem (.EML / .TNEF)
  • PDF-Konvertierung
  • Regelwerk für eingehende Nachrichten (EXTERNAL IN):
  • Ausschlüsse definierbar
  • Entfernen von übermittlungsbestätigungen (delivery receipt)
  • Entfernen von Lesebestätigungen (read receipt) [2000/2003]
  • Generierung eindeutiger Tracking-IDs (inkl. Einfügen im Betreff)
  • Auto-Responder (inkl. Tracking-ID)
  • Weiterleiten/Forwarding
  • Archivierung in dediziertes Exchange-Postfach
  • Archivierung im Filesystem (.EML / .TNEF)
  • PDF-Konvertierung
  • und viele weitere, praxisnahe Features

Auszeichnungen
http://www.gangl.de/img/Common/OLXDisclaimer_BestOf_110.png
http://www.gangl.de/img/Common/OLXDisclaimer_BestOf_Zertifikat.png
http://www.gangl.de/img/Common/2014Award.png
Kompatibilität
Beispiele
???
Versionen
Download

Download von Testversionen, Updates, Flyern, PDF-Dokumentionen.
Das Setup beinhaltet stets die aktuelle Version und erkennt selbst, daß upgedatet werden muß sowie Lizenz und Einstellungen.

Lizenzpreise
Referenzen
Meinungen
???
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   2016 (in Planung)
✓ 2012 (R2)
✓ 2011 (SBS)
✓ 2008 (R2)
✓ 2008 (SBS)
✓ 2003 (SBS)
✓ 2013
✓ 2016  (32/64 bit)
✓ 2013  (32/64 bit)
✓ 2010
✓ 2007
✓ 2003
✓ Office 365
✓ iOS
✓ Android
✓ BlackBerry
✓ WindowsPhone

  • läuft als Dienst (Service)
  • Digitale Signatur
  • Installation erfolgt ausschließlich direkt auf Exchange
  • Cluster-Unterstützung
  • OWA-Unterstützung
  • beliebige Mailclients
  • kostenlose Testversionen
  • kostenlose Updates und Support
  • volle Anrechnung bestehender Lizenzen bei Lizenzerweiterung

Die hier ersichtlichen Preise verstehen sich dabei zzgl. der gesetzlichen MWSt. (innerhalb Deutschlands).


Lizenzmodell: Lizenzierung pro ExchangeServer


Auswahl Anzahl Lizenzkosten
1 1.095 €
2 1.971 €
3 2.811 €
4 3.614 €
5 4.380 €
Unternehmensweit einheitlich für alle Benutzer und alle Endgeräte (Exchange 2013). Signaturen, Disclaimer, VCard... - flexibles Regelwerk
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