Heutzutage ist fast jeder Arbeitnehmer mit einem Smartphone ausgerüstet, welches die betrieblichen E-Mails direkt auf sein Smartphone „pushed“, was dazu führt, dass man automatisch auf das Smartphone sieht… Doch muss das auch im Feierabend oder im Urlaub sein?

Aus Gründen der Erholung sicherlich nicht – dazu hatte Daimler bereits 2014 das Pilotprojekt „Mail on Holiday“ aufgesetzt: „Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollen sich im Urlaub erholen und keine geschäftlichen E-Mails lesen.“.

Einen ähnlichen Ansatz verfolgt der Autobauer Volkswagen. Dort gibt es eine E-Mail-Pause nach Feierabend. Bei der Telekom hingegen haben sich leitende Angestellte verpflichtet, Mitarbeitern nach Dienstschluss, am Wochenende und im Urlaub keine E-Mails zu schicken.

Laut einer aktuellen Umfrage der CIO bei IT-Verantwortlichen, ob sie in den Ferien ihre E-Mails lesen und bearbeiten, berichtete nur einer von vier Gesprächspartnern, dass er im Urlaub konsequent abschaltet.

Die Arbeit im Urlaub scheint unter Angestellten weit verbreitet - ganz unabhängig davon, ob sie im Job Führungsverantwortung übernehmen oder nicht. Eine Regus-Umfrage kam zum Ergebnis, dass knapp ein Drittel der deutschen Berufstätigen im Urlaub ein bis drei Stunden am Tag arbeitet. Sieben Prozent sollen täglich sogar mehr als drei Stunden opfern, und 14 Prozent sind im Urlaub fast genauso viel im Einsatz wie sonst. Jeder Betriebsrat fordert die Entlastung der Arbeitnehmer...

Auch in Bezug auf das seit Mai 2019 neu geltende Gesetz zur kontinuierlichen und lückenlosen Arbeitszeiterfassung können betriebliche E-Mails außerhalb der Arbeitszeiten problematisch werden, denn diese Zeit muss strenggenommen als Arbeitszeit protokolliert werden.

Als Softwarehersteller für Outlook erhalten wir immer mehr Anfragen seitens Unternehmen, welche nach einer praktikablen Lösung suchen, um Arbeitnehmer sowohl im Feierabend als auch im Urlaub vom Lesen und Bearbeiten eingehender Nachrichten außerhalb der Arbeitszeit zu entlasten.

Auf dieser Basis und mit den Anforderungen verschiedener Unternehmen haben wir DelayMails Agent entwickelt. Der serverseitige Dienst entlastet Arbeitnehmer von Nachrichten, die außerhalb der Arbeitszeiten eingehen, indem diese Nachrichten „gepuffert“ und erst zum nächsten realen Arbeitstag zugestellt oder weitergeleitet werden.

Keine E-Mails mehr nach Feierabend

Es ist wirklich kinderleicht - Sie müssen nur einstellen, zu welchen Zeiten Sie keine Nachrichten erhalten möchten.

Ausgehende/ versendete Nachrichten lassen sich um einen beliebigen Zeitraum verzögern beziehungsweise zu einem beliebigen Zeitpunkt versenden.

Flexible Regelerstellung

Für eingehende Nachrichten sind Arbeitszeiten, Feiertage sowie arbeitsfreie Tage frei definierbar. Ebenso kann der aktivierte Abwesenheitsassistent des Nachrichtenempfängers (OOF) berücksichtigt werden.

Pro Regel kann individuell eingestellt werden, auf wen sie angewendet werden soll – zum Beispiel auf einzelne E-Mail-Adressen, Domains oder Organisationen.

Der Abteilungsleiter möchte seine E-Mails aber trotzdem immer erhalten – Kein Problem, Sie können die Verzögerung für einzelne Absender und Empfänger sowie aufgrund bestimmter Stichwörter in der Nachricht deaktivieren.

Alles im Überblick

Der DelayMails Agent bietet zudem eine detaillierte Protokollierung aller verarbeiteter und verzögerter Nachrichten – So bleiben keine Mails verschollen und Sie haben jederzeit die Übersicht darüber, welche E-Mail bei wem und wann angekommen ist.