Eine E-Mail-Signatur Software für Microsoft-Plattformen (Outlook, Exchange, Exchange Online,
Microsoft 365, Office 365) oder etwa Google-Plattformen wie Google Workspace (G Suite) und Gmail ist
ein Drittanbieter-Tool - auch E-Mail-Signatur-Add-In genannt -, das insbesondere Funktionen zur
unternehmensweiten Erstellung und Verwaltung von E-Mail-Signaturen bereit stellt, die die Firmen
Microsoft oder etwa Google in ihren Produkten nicht anbieten.
Ein Anbieter einer solchen E-Mail-Signatur-Software ist der IT-Dienstleister Gangl, der zum einen
eigene - auch clientseitige - E-Mail-Signatur-Add-Ins entwickelt hat und zum anderen
Hauptdistributor der Cloud-E-Mail-Signaturlösung Crossware ist, mit der man unter
anderem zentral eine Email-Signatur erstellen kann. Crossware umfasst neben einem
Email-Signatur-Generator unter anderem auch eine E-Mail-Marketing-Plattform für kleine Unternehmen
und für große Unternehmen.
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Bei der Frage, was ist eine Email-Signatur, kann es zu Missverständnissen kommen. Mit
Email-Signatur meint man die Fußzeile oder mehrere Signaturblöcke am Ende einer E-Mail,
wo in der Regel insbesondere Angaben zum Namen des Absenders, zur Position im
Unternehmen, zur Postadresse und/oder zur Besucheradresse sowie zur Telefonnummer
und/oder Faxnummer gemacht werden.
Abzugrenzen ist die E-Mail-Signatur von der elektronischen Signatur (E-Signatur).
Letztere dient als Ersatz der eigenhändigen Unterschrift, ist also quasi eine digitale
Signatur, mit der man insbesondere elektronische Dokumente unterzeichnen kann. Den
Unterzeichner kann man also anhand der elektronischen Signatur identifizieren.
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Modernes E-Mail-Signatur-Management kann aber noch viel mehr als nur die Angabe von
Namen, Job-Titel, Adresse, Telefonnummer und Faxnummer. Mit einer
E-Mail-Signatur-Plattform beziehungsweise E-Mail-Signatur-Software kann man heutzutage
viele weitere Elemente in die E-Mail-Signatur einfügen, wie etwa Bilder beziehungsweise
Fotos, Logos, Banner und CTA-Buttons (Schaltflächen).
Auch die Auswahl aus verschiedenen Schriftarten ist in der Regel möglich. Die meisten
E-Mail-Signatur-Management-Softwares arbeiten mit HTML-Editoren für das Design der
E-Mail-Signatur, weshalb Kenntnisse in HTML in der Regel nicht erforderlich sind, um
eine Email-Signatur zu erstellen.
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E-Mail-Signaturen, die je nach vorgegebener Regel anders ausgegeben werden, also zum Beispiel
ein anderes Banner enthalten oder einen anderen Disclaimer, nennt man auch dynamische
Signaturen. Im Idealfall sollte man mit einer E-Mail-Signatur-Software aber nicht nur dynamische
Fußzeilen beziehungsweise Signaturblöcke in die E-Mail einfügen können, sondern auch eine
dynamische Kopfzeile etwa mit dem Unternehmenslogo und den Social Media-Buttons hinzufügen
können sowie die E-Mail-Mitte bespielen können.
E-Mail-Signaturen können viele verschiedene Funktionen erfüllen. Von der digitalen Visitenkarte,
über die Bereitstellung der impressumsmäßigen Pflichtangaben bis hin zum Mittel für eine
Marketing-Kampagne, kann mit der E-Mail-Signatur mehr erreicht werden, als viele Unternehmen derzeit
realisieren.
Um das gesamte Potential der E-Mail-Signatur auszunutzen, gibt es spezielle
E-Mail-Signatur-Softwares, auch E-Mail-Signatur-Add-Ins für Outlook, Exchange oder Microsoft 365
genannt. Unter anderem können in solch einer E-Mail-Signatur-Software, wie etwa von Crossware,
Zugriffsrechte für ausgewählte Benutzer oder Gruppen erteilt werden, wobei man diese damit nicht zu
Administratoren macht. Auf diese Weise kann zum Beispiel die Marketingabteilung, die
Rechtsabteilung, die Personalabteilung oder können Datenschutzbeauftragte direkt ihren Teil zur
E-Mail-Signatur beisteuern und das Ergebnis gleich überprüfen. Anderenfalls müsste die IT-Abteilung
ständig zwischen den verschiedenen Abteilungen vermitteln, bis die endgültig abgenommene
unternehmensweite E-Mail-Signatur bei allen Mitarbeitern zum Einsatz kommen kann.
Benutzerdefinierte Regeln für E-Mail-Signaturen
erstellen
Bei der E-Mail-Signaturlösung Crossware können viele Funktionen regelbasiert genutzt werden,
indem man etwa für intern verschickte E-Mails andere Banner in der E-Mail-Signatur einbindet als
für E-Mails, die an externe Adressaten verschickt werden. Man kann natürlich auch
unterschiedliche E-Mail-Signaturen je nach Abteilung festlegen.
Benutzerdefinierte Regeln können ferner in Bezug auf bestimmte Keywords im Betreff der E-Mail
festgelegt werden, damit je nach verwendetem Keyword die dazugehörige E-Mail-Signatur in die
Mail eingefügt wird. Mit Benutzer ist hier aber nicht der einzelne Mitarbeiter gemeint, sondern
der zentral steuernde Verantwortliche in der jeweiligen Abteilung, der an der Erstellung der
E-Mail-Signatur beteiligt ist. Es gibt auch Programme, die die passende E-Mail-Signatur anhand
der E-Mail-Domain oder einer CRM-Liste einfügen.
Durch eine Cloud-Lösung wie Crossware können die geschäftlichen E-Mail-Signaturen von tausenden
Mitarbeitern und mehr über ein einziges Dashboard unternehmensweit gesteuert werden.
Eine E-Mail-Signatur-Management-Software sollte auch in der Lage sein, die E-Mail-Signatur mit
sogenannten benutzerdefinierten Signaturblöcken zu erstellen (abgekürzt sig block). Das heißt,
dass jedes Element der E-Mail-Signatur, wie etwa Text-, Grafik-, Foto- oder Button-Elemente,
einen einzelnen Block darstellt und dessen Ausgabe in der E-Mail-Signatur durch Anzeigeregeln je
nach definiertem E-Mail-Typ gesteuert werden kann. Die E-Mail-Signatur-Software Crossware etwa
arbeitet mit einem praktischen Drag & Drop-System, um solche Signaturblöcke zu platzieren und
verschiedene E-Mail-Signatur-Templates (Vorlagen) zu erstellen.
Unternehmensweite E-Mail-Signaturen
erstellen im Corporate Design
Zunächst kann man mit einer E-Mail-Signatur-Software E-Mail-Signaturen im Corporate
Design erstellen, womit auch in den E-Mails das Erscheinungsbild eines Unternehmens
vereinheitlicht wird. Neben der Einbindung von Logos gehören auch Schriftarten und
Farben, etwa von CTA-Buttons, zum Corporate Design, wobei auch die unternehmensweite
Verwendung der für das jeweilige Unternehmen gestalteten E-Mail-Signatur-Designvorlage
selbst Teil des einheitlichen Erscheinungsbildes des Unternehmens wird.
E-Mail-Signatur mit Bild, Logo
hinzufügen und andere Inline-Grafiken
Neben Logos kann man in E-Mail-Signaturen auch andere Inline-Grafiken einfügen, etwa ein
Bild eines Mitarbeiters. Mitarbeiterfotos am Ende der E-Mail, also eine Email-Signatur
mit Bild des Absenders, machen den Kontakt persönlicher und schaffen Vertrauen in der
Kommunikation. Auch die Einbindung eines QR-Codes ist möglich und wird immer populärer,
um den Usern einen einfachen Wechsel zwischen verschiedenen Geräten zu ermöglichen, etwa
zwischen einem Desktop und einem Smartphone.
Social Media-Icons mit Link in
Email-Signatur einfügen
Auch zu den jeweiligen Profilen verlinkte Social Media-Icons gehören heute zum Standard
in einer E-Mail-Signatur. Man kann im E-Mail-Signaturen-Editor selbst entscheiden,
welche Social Media-Buttons man einfügen will, ob man also auf sein Instagram-,
Twitter-, Facebook-, Xing- oder LinkedIn-Profil über die Email-Signatur aufmerksam
machen möchte beziehungsweise Links zu anderen Social Media-Profilen hinzufügen möchte.
Banner in E-Mail-Signatur einfügen
Mit Hilfe des Einfügens von Bannern in E-Mail-Signaturen können zum einen
unternehmensexterne Werbe-Kampagnen gestartet werden. Genauso sind aber auch
unternehmensinterne Kampagnen möglich, etwa zu Fragen der Arbeitsgesundheit, wenn es zum
Beispiel um die richtige Sitzhaltung am Arbeitsplatz geht. Des Weiteren kann man Banner
einbinden, um Veranstaltungen wie Messetermine anzukündigen oder um auf andere Inhalte
wie Blogartikel aufmerksam zu machen. Auch Produktneuheiten kann man über Banner
verlinken und diese damit den E-Mail-Empfängern vorstellen.
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Die Personalabteilung könnte ihre E-Mail-Signaturen etwa durch ein Banner erweitern, mit dem auf
offene Stellen hingewiesen wird.
Auch Bewertungsaufforderungsbanner können einen Mehrwert bringen. Während man
abteilungsübergreifend in externen E-Mails an B2B- und B2C-Kontakte Banner mit
Bewertungsaufforderungen etwa für Google My Business integrieren würde, kann man bei E-Mails,
die ausschließlich an Kunden aus dem Verbrauchersegment (B2C) gesendet werden, etwa von der
Kundenservice-Abteilung, Bewertungsbanner für spezifische Verbraucherbewertungsplattformen
integrieren.
Die Vertriebsabteilung wiederum hat ein Interesse, Banner in Email-Signaturen einzufügen, mit
denen sie auf Sonderangebote aufmerksam macht, um Conversions zu erzeugen. Daneben können Banner
auch genutzt werden, um einen Upsell und/oder Cross-Sell an bestehende Kunden zu erreichen.
CTA-Buttons hinzufügen
DNeben Bannern kann man auch Call-to-Action-Buttons (CTA-Buttons) in E-Mail-Signaturen mit Hilfe
einer E-Mail-Signatur-Software einfügen. In den folgenden Abschnitten gehen wir auf einige
mögliche CTA-Buttons beispielhaft ein. Darüber hinaus sind noch viele andere Einsatzzwecke für
Buttons in E-Mail-Signaturen denkbar.
Button für Terminbuchungen
Nützlich in E-Mail-Signaturen sind zum Beispiel Buttons (Schaltflächen) für
Terminbuchungen aller Art - intern wie extern -, bei denen sich der E-Mail-Empfänger
nach Anklicken des Termin-Buttons in den Kalender des Absenders zu dem
gewünschten Termin eintragen kann. Dies ist etwa für die Buchung eines Termins
für eine Präsentation (Demo, Demonstration) hilfreich oder eines Termins, an dem eine
bestimmte Arbeit beim Kunden getätigt werden soll.
Realisierbar sind aber auch Teilnahmebestätigungen in Bezug auf ein Meeting
zu einem bereits festgelegten Termin. Für die Organisation der Raumbelegung
in einem Unternehmen können Termin-Buttons ebenfalls unterstützend in
E-Mail-Signaturen verwendet werden.
Schaltflächen für Bewertungen und
Umfragen
Weitere Buttons können für die Einholung von Bewertungen genutzt werden oder für
Umfragen. Zur Messung der Kundenzufriedenheit kann man sogenannte
Ein-Klick-Kundenzufriedenheitsumfragen (1-Klick-Umfragen) durchführen, etwa durch den
Klick auf einen Smiley. Man spricht hier auch von One-Click-Emoji-Reaktionen.
Solche Umfragen liefern dem Customer Experience Management nützliche Daten, um Prozesse
im Unternehmen zu verbessern.
Man kann aber auch einen Bewertungs-Button direkt zu einer Bewertungsplattform
verlinken , um neue Bewertungen für das Unternehmen und ausführliches
Kundenfeedback zu erhalten.
Button für Anrufe
Im Grunde für alle Abteilungen interessant - zumindest bei bestimmten Kontakten
- ist eine Schaltfläche in der E-Mail-Signatur, über die Interessenten den Absender der
E-Mail Anrufen können.
Ein solcher Anruf-Button senkt die Hemmschwelle, den E-Mail-Absender bei offenen Fragen
direkt anzurufen. Außerdem können durch Anrufe häufig Missverständnisse vermieden
werden, die durch eine Antwort per E-Mail nicht sofort aufgeklärt werden könnten.
E-Mail-Signatur-Pflichtangaben für
Deutschland zentral steuern
In Deutschland ist das Einfügen einer E-Mail-Signatur für im
Handelsregister eingetragene Unternehmen bei der Versendung von geschäftsmäßigen E-Mails
Pflicht . Seit dem 1.1.2007 ist dies gesetzlich
festgeschrieben, und zwar im "Gesetz über elektronische Handelsregister und
Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister" (EHUG), durch das
geschäftsmäßige E-Mails wie Geschäftsbriefe eingestuft werden. Man spricht bei der damit
verpflichtend gewordenen E-Mail-Signatur auch von E-Mail-Impressum oder
Impressumspflicht bei "Geschäftsbriefen". Welche Angaben genau in dieses
E-Mail-Impressum müssen, hängt von der jeweiligen Rechtsform des Unternehmens ab, also
ob es sich etwa um einen im Handelsregister eingetragenen Einzelkaufmann (e.K., e.Kfm.),
eine eingetragene Einzelkauffrau (e.Kfr.), eine OHG, KG, GmbH, GmbH & Co. KG, UG, AG
oder Genossenschaft handelt.
Um unternehmensweit sicherzustellen, dass bei allen Mitarbeitern die erforderlichen
Pflichtangaben in der E-Mail-Signatur enthalten sind, sollte man ein
E-Mail-Signatur-Add-In verwenden, das technisch von der IT-Abteilung betreut wird, wobei
die inhaltliche Ausgestaltung der Pflichtangaben von der Compliance- beziehungsweise
Rechtsabteilung vorgenommen werden sollte und die E-Mail-Signaturen anhand
dieser rechtlichen Vorgaben bei jedem Mitarbeiter vorformuliert mit Hilfe des
E-Mail-Signatur-Add-Ins hinterlegt werden sollten. Es gibt
E-Mail-Signatur-Software-Lösungen, in denen anderen Abteilungen im Unternehmen, also
etwa der Rechtsabteilung, neben der IT-Abteilung eine Berechtigung für den Zugriff auf
den E-Mail-Signaturen-Editor erteilt werden kann, womit die IT-Abteilung auf die
technische Umsetzung der E-Mail-Signatur beschränkt bleibt.
Sollten die E-Mail-Signaturen nicht rechtskonform entsprechend der vorgeschriebenen
Pflichtangaben erstellt werden, riskieren Unternehmen nicht nur teure
Abmahnungen, sondern auch die Verhängung hoher Zwangsgelder durch das
zuständige Registergericht. Zwar darf das Zwangsgeld gemäß § 14 HGB nicht mehr als 5000
Euro betragen, allerdings darf es wiederholt verhängt werden. Abmahnungen und
Zwangsgelder sind insbesondere dann zu befürchten, wenn die Mitarbeiter ihre
E-Mail-Signaturen selbst erstellen dürfen oder müssen, etwa anhand eines vom Unternehmen
bereitgestellten Leitfadens, und den Angestellten dabei Fehler unterlaufen oder bewusste
Abweichungen vom Leitfaden vorgenommen werden
Oft ist von "E-Mail-Signatur geschäftlich" im Zusammenhang mit Pflichtangaben die Rede.
Der bereits erwähnte Begriff "geschäftsmäßig" ist aber nicht mit dem Begriff
"geschäftlich" identisch. Denn als geschäftsmäßige E-Mails gelten nur solche E-Mails,
die nach außen gerichtet sind und einen geschäftsmäßigen Inhalt aufweisen (etwa
Angebote, Preislisten, Auftragsbestätigungen, Anfragebestätigungen, Rechnungen). Andere
geschäftliche E-Mails und E-Mails, die unternehmensintern versendet werden, unterliegen
nicht der E-Mail-Signatur-Pflicht.
Dennoch ist es ratsam auch unternehmensintern E-Mail-Signaturen einzusetzen. Denn
E-Mail-Signaturen erleichtern dem E-Mail-Empfänger auch bei der internen Kommunikation
die Kontaktaufnahme mit dem Absender - etwa per Telefon dank einer angegebenen
Telefonnummer (übrigens keine Pflichtangabe bei externer geschäftsmäßiger E-Mail).
Ferner kann auch bei internem E-Mail-Verkehr das Potential von E-Mail-Signaturen etwa
für unternehmensinterne Kampagnen über Banner oder Raumbuchungen durch Buttons
ausgenutzt werden.
E-Mail-Signatur-Generatoren vom
Rechtsanwalt
Man kann sich bei der Erstellung der E-Mail-Pflicht-Signatur auch von automatischen
Tools helfen lassen. Auf der Webseite rechtswal kann man sich durch einen
E-Mail-Signatur-Generator eine E-Mail-Signatur mit den nötigen Pflichtangaben
erstellen lassen. Nachdem man alle Auswahlmöglichkeiten angeklickt und die nötigen
Angaben gemacht hat, kann man sicsection-main-texth die E-Mail-Signatur als Word-Dokument erstellen
lassen. Allerdings handelt es sich bei rechtswal nicht um ein Angebot einer
Rechtsanwaltskanzlei , auch wenn die Seite von der Rechtsanwältin Marion Janke
betrieben wird und hinter den dort angebotenen Verträgen, Mustern und Formularen
Fachanwälte und Experten stehen. Zudem wird der Email-Signatur-Generator von rechtswal
auf der Webseite der Kanzlei Janke mit der Aussage "anwaltlich geprüft" beworben. Im
Übrigen ist dieser Email-Signatur-Generator kostenlos und auf Deutsch.
Es gibt aber auch Rechtsanwaltskanzleien , die automatisierte Hilfe bei der
Erstellung der gesetzlich vorgeschriebenen E-Mail-Signatur auf ihrer Webseite anbieten,
wie etwa die IT-Recht Kanzlei mit ihrem kostenlosen E-Mail
Pflichtangaben-Assistenten . Hier wird allerdings nur ein Muster angezeigt, je
nachdem, welche Unternehmensrechtsform man aus der Dropdown-Liste ausgewählt hat. Die
Rechtsanwaltskanzlei weist aber ausdrücklich darauf hin, dass der
Pflichtangaben-Assistent für E-Mail-Signaturen keine Rechtsberatung ersetzt, denn er
verwende nur vorgefertigte Muster. Wer den Assistenten benutze, tue dies auf eigenes
Risiko. Sollte es sich um einen komplexeren Fall handeln, solle man sich zur Erstellung
der E-Mail-Signatur von einem Rechtsanwalt beraten lassen, der sich auf dem Gebiet des
Wettbewerbsrechts und IT-Rechts auskennt. Als Beispiel für einen komplexeren Fall wird
eine Gesellschaft in Liquidation angegeben.
Allerdings sind beide Tools, also sowohl der E-Mail-Signaturen-Generator von rechtswal
als auch der E-Mail-Pflichtangaben-Assistent der IT-Recht Kanzlei, insofern veraltet,
als nicht im Handelsregister eingetragene Gewerbetreibende und nicht eingetragene
Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR) wegen der Streichung von § 15 b Gewerbeordnung
(GewO) seit 25.3.2009 grundsätzlich keine ladungsfähige Anschrift mehr in der
E-Mail-Signatur angeben müssen. Jedoch muss man sagen, dass die Angabe einer
ladungsfähigen Anschrift auch für diese Selbständigen etwa von Industrie- und
Handelskammern trotzdem empfohlen wird. Die Pflicht zur Angabe der ladungsfähigen
Anschrift kann sich zum Beispiel auch aus § 2
Dienstleistungs-Informationspflichten-Verordnung (DL-InfoV) für einen
Dienstleistungserbringer ergeben, und zwar vor Vertragsabschluss oder, falls kein
schriftlicher Vertrag geschlossen wird, vor der Dienstleistungserbringung. Das betrifft
dann auch die E-Mail-Signatur von einem Freiberufler.
Unterschied zu
HTML-Email-Signatur-Generator
Ein E-Mail-Signatur-Generator zur Generierung der Pflichtangaben gemäß den
gesetzlichen
Vorschriften ist nicht zu verwechseln mit einem Generator, der eine
HTML-Email-Signatur
generiert. Ein solcher HTML-Email-Signatur-Generator dient dazu, dass man
sich
eine E-Mail-Signatur mit Hilfe von Vorlagen mit verschiedenen Email-Signatur-Designs
selbst erstellt, indem man nach der Auswahl der gewünschten Email-Signatur-Vorlage
noch
Daten wie Namen, Unternehmensname, Position im Unternehmen, Adresse, Pflichtangaben,
Telefonnummer, Fax, E-Mail-Adresse und Webseiten-URL eingibt, die Social Media-Icons
zu
den eigenen Profilen verknüpft, ein Bild und Logo hochlädt und ein
Call-to-Action-Button
(CTA-Button) und eventuell noch ein Banner einfügt.
Anschließend kann man den HTML-Quellcode kopieren und in die entsprechende Datei bei
Outlook kopieren, was allerdings etwas umständlich ist, da man die Signatur-Datei
zunächst anlegen und anschließend über den richtigen Befehl den Ordner aufrufen
muss, in
dem sich der Ordner mit der neuen Signatur-Datei befindet. Bei Verwendung eines
E-Mail-Signaturen-Add-Ins für Outlook spart man sich diesen Umweg, da man die
Signatur
direkt im Add-In beziehungsweise dem E-Mail-Signatur-Programm erstellen kann.
Eine E-Mail-Signatur-Software umfasst im Grunde auch einen
E-Mail-Signatur-Generator,
geht aber über diesen insofern hinaus, als die Software nicht nur den Signatur-Code
produziert, sondern die Signatur auch für das E-Mail-Programm wie etwa Outlook
anlegt.
Pflichtangaben für E-Mail-Signatur: Österreich und
Schweiz
Auch in Österreich gibt es eine sogenannte Impressumspflicht für E-Mails. Und
auch in Österreich
ergeben sich die erforderlichen Pflichtangaben aus verschiedenen Gesetzen. § 14 UGB
(Unternehmensgesetzbuch) regelt etwa die Pflichtangaben in der E-Mail-Signatur für Unternehmen,
die im Firmenbuch eingetragen sind. § 63 GewO (Gewerbeordnung) ist eine diesbezügliche Norm, die
für alle Gewerbetreibende gilt, die nicht im Firmenbuch eingetragen sind. Verwender von
Newslettern müssen sich nach §§ 24, 25 MedienG (Mediengesetz) richten. Und schließlich gibt es
noch Ergänzungsvorschriften im Telekommunikationsgesetz und im Datenschutzgesetz.
In E-Mails, die von Unternehmen innerhalb der Schweiz versendet werden, sind keine
Pflichtangaben in der E-Mail-Signatur zu machen. Anders sieht die Situation jedoch aus, wenn
Schweizer Unternehmen E-Mails etwa nach Deutschland oder Österreich versenden. Dann
nämlich müssen sich die Unternehmen an die deutschen Vorschriften beziehungsweise die
österreichischen Vorschriften zur E-Mail-Signatur halten.
DSGVO-Informationspflichten erfüllen durch
Verlinken
Den Informationspflichten nach der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO oder DSGVO)
könne man laut der Wirtschaftskammer Österreich zum Beispiel dadurch nachkommen, dass man in der
E-Mail oder dem Newsletter einen Link zur Datenschutzerklärungsetzt. Da die DSGVO auch
in Deutschland gilt, wird auch hier von Experten empfohlen, Interessenten durch einen Link zur
Datenschutzerklärung, die sich auf der Homepage befindet, über die datenschutzrechtlichen
Belange zu informieren.
Bewerber und Mitarbeiter, wobei die Informationen je nach der betroffenen Gruppe anders
ausgestaltet werden müssen.
Die betrieblichen Datenschutzbeauftragten sollten daher darauf drängen, dass in der
Firma eine regelbasierte E-Mail-Signatur-Software eingesetzt wird, um je nach E-Mail-Adressat
auf die passenden Informationspflichten gemäß DS-GVO zu verlinken.
Disclaimer und Offenlegungserklärungen
hinzufügen
Auch um Offenlegungserklärungen oder einen sogenannten Disclaimer (Haftungsausschluss)
einheitlich unter alle ausgehenden E-Mails eines Unternehmens zu setzen, eignen sich
E-Mail-Signatur-Plugins beziehungsweise E-Mail-Signatur-Softwares. Der englische Begriff
"Disclaimer" kommt von dem Verb "to disclaim", was auf Deutsch "bestreiten" oder
"ablehnen" bedeutet. In Microsoft 365 verwendet Microsoft den Begriff
"Disclaimer"für alle E-Mail-Signatur-Informationen, egal ob es sich tatsächlich
um einen Haftungsausschluss handelt oder nur um den Namen des Absenders mit dessen
Adresse oder eine andere Information.
Insbesondere können Compliance- und Rechtsabteilungen durch die zentrale Festlegung und
Hinzufügung von Haftungsausschlüssen unter der E-Mail-Signatur sicher gehen, dass die
von der Compliance- beziehungsweise Rechtsabteilung ausgearbeiteten E-Mail-Disclaimer
auch tatsächlich unternehmensweit in der E-Mail-Signatur zur Anwendung kommen. Nur so
kann Rechtssicherheit erreicht werden; anderenfalls kann es immer wieder vorkommen, dass
Mitarbeiter es unterlassen, den Disclaimer in die E-Mail-Signatur einzubauen, oder
rechtswidrige Disclaimer verwenden.
Ohne zentral gesteuertes Disclaimer-Plugin beziehungsweise Disclaimer-Add-In kann es
insbesondere passieren, dass Mitarbeiter den Disclaimer zwar in ihre Signatur einbauen,
dabei aber Übertragungsfehler machen oder eigenwillige Abänderungen im Disclaimer-Text
vornehmen. Viele Disclaimer sind unwirksam, weil sie etwas regeln, das gar nicht
umsetzbar ist, oder weil es sich um AGB handelt, denen zuvor vom Empfänger zugestimmt
werden müsste. Gerade im Internetrecht ist es wegen der großen Abmahngefahr enorm
wichtig, dass die Haftungsausschlüsse exakt so in den E-Mail-Signaturen der Mitarbeiter
erscheinen, wie sie von der Compliance- beziehungsweise Rechtsabteilung formuliert
wurden.
Ein E-Mail-Signatur-Vertraulichkeitshinweis zur Wahrung der Vertraulichkeit ist weit
verbreitet, aber es besteht keine Pflicht, einen solchen Hinweis zu verwenden. Es finden
sich etwa Vertraulichkeitshinweise als Disclaimer in beziehungsweise unter
E-Mail-Signaturen, in denen der Empfänger einer an ihn irrtümlich versandten E-Mail
gebeten wird, den Absender darüber zu informieren und die irrtümlich erhaltene E-Mail zu
vernichten. Außerdem wird dem Empfänger das unerlaubte Kopieren dieser E-Mail verboten
und die unbefugte Weitergabe der E-Mail.
Andere Disclaimer enthalten etwa den Hinweis, dass es bei unverschlüsselten E-Mails
Vertraulichkeitsrisiken gibt und unterstellen die Zustimmung zur unverschlüsselten
E-Mail-Kommunikation, sofern die Korrespondenz vom Empfänger dieser
Vertraulichkeitswarnung initiiert oder fortgesetzt wird.
Es gibt aber - wie schon angedeutet - auch Disclaimer, die schaden können, nämlich dann,
wenn sie zu weit gefasst sind, also gegen im Gesetz geregelte Ausschlussverbote
verstoßen, was zur Abmahnung führen kann. Pflicht sind Disclaimer weder in
Deutschland noch in der Schweiz, noch in Österreich.
Trotzdem gibt es viele Unternehmen und sogar Rechtsanwälte, die in ihren E-Mails
Disclaimer verwenden. Der IT-Dienstleister Gangl bietet verschiedene Disclaimer Add-Ins
für Outlook und Exchange an, um das Einfügen von Disclaimern in E-Mail-Signaturen
unternehmensweit einheitlich umzusetzen
Organisationsweite Abwesenheitsbenachrichtigungen
(Autoresponder)
Mit einer E-Mail-Signatur-Software etwa für Outlook oder Microsoft 365 kann man auch
Abwesenheits-Nachrichten (Out of office reply, OOOR) erstellen und verwalten. Auch hier sorgt
die zentrale Steuerung dieser Autoresponder-E-Mails für eine organisationsweite
Vereinheitlichung.
In den folgenden Abschnitten wollen wir einige wesentliche Vorteile von E-Mail-Signatur-Add-Ins,
Disclaimer-Plugins beziehungsweise von E-Mail-Signatur-Softwares für die Erstellung und
Verwaltung von E-Mail-Signaturen aufzeigen - im Vergleich zur individuellen Anfertigung von
E-Mail-Signaturen durch jeden einzelnen Angestellten. In der folgenden Liste haben wir diese
Vorteile unternehmensweit erstellter E-Mail-Signaturen mit Hilfe einer
E-Mail-Signaturen-Software vorweg zusammengefasst:
Kosteneinsparungen bei Installation der
E-Mail-Signaturen
Durch ein zentral verwaltetes E-Mail-Signatur-Add-In, also eine zentral gesteuerte
E-Mail-Signatur-Software, kann man viel Geld beim Erstellen einer E-Mail-Signatur sparen im
Vergleich zu einer Lösung, bei der jeder einzelne Mitarbeiter selbst seine E-Mail-Signatur
verwaltet. Geht man von einem Unternehmen aus, in dem die Marketing-Abteilung bei 10.000
Mitarbeitern ein neues Banner in die E-Mail-Signatur einfügen möchte, und geht man von einem
durchschnittlichen Stundenlohn von 80 Euro aus sowie einem Zeitaufwand von 15 Minuten für das
Einfügen des neuen Banners pro Mitarbeiter, kommt man auf 2500 Stunden, die für das dezentrale
Einfügen des neuen Banners in die Email-Signatur verschwendet wurden. Die finanziellen Kosten
belaufen sich in dieser Beispielrechnung auf 200.000 Euro.
Würde man das neue Banner der Marketing-Abteilung zentral mit Hilfe etwa der
E-Mail-Signatur-Software Crossware einfügen, käme man auf Kosten von lediglich circa 42.000
Euro, was eine Ersparnis von 158.000 Eurobedeutet und einen ROI in Höhe von 376,2 %
Werbekosten-Reduzierung durch
E-Mail-Signatur-Marketing
E-Mail-Signaturen sind ein bislang von vielen Marketing-Abteilungen unterschätzter
Marketingkanal. Die Mitarbeiter eines Unternehmens verschicken jeden Tag zahlreiche E-Mails,
nicht nur intern, sondern auch extern. Um dieses Kommunikationspotential für Marketing-Zwecke
auszunutzen, können die E-Mail-Signaturen entsprechend gestaltet werden, indem dort zum Beispiel
zentral durch die Marketing-Abteilung Banner für Marketing-Kampagnen eingefügt werden.
Das Ganze nennt sich E-Mail-Signaturen-Marketing als Unterform des E-Mail-Marketings, womit sich
Klicks erhalten, Leads generieren sowie Conversions (Konvertierungen) erreichen lassen.
Insbesondere kann man durch das E-Mail-Signaturen-Marketing genau die passende Zielgruppe
erreichen.
Im Vergleich zur Schaltung von Anzeigen über Google Ads kann man sehr viel Geld durch das
E-Mail-Signaturen-Marketing sparen. Geht man von einem durchschnittlichen Google Ads-CPC
(Cost-per-Click) von 2 Euro über alle Branchen hinweg aus, können bei einem KMU mit 200
Mitarbeitern jährlich 36.800 Euro eingespartwerden, wenn man von 40 verschickten und von
allen Empfängern gelesenen E-Mails pro Mitarbeiter am Tag ausgeht, 230 Arbeitstagen und eine
Klickrate von 1 % über das E-Mail-Signatur-Marketing erreicht. Dabei ist noch gar nicht
eingerechnet, dass E-Mails oft mehrfach aufgerufen werden, die Zahl der tatsächlichen
Impressionen also noch weitaus höher liegen kann. Der Return on Investment (ROI) nach dem Kauf
einer Lizenz für die Nutzung einer E-Mail-Signatur-Software lohnt sich also.
Zwar ist es auch bei Exchange Online, Office 365 und Microsoft 365 möglich,
Signaturen zentral
zu verwalten, also für alle Mitarbeiter einheitlich zu erstellen, und es können auch
E-Mail-Flussregeln für die Einbeziehung dieser Signaturen zentral erstellt werden. Will man aber
etwa das Potential vom E-Mail-Marketing voll ausschöpfen, sollte man eine
E-Mail-Signatur-Marketingplattform, die heute in vielen E-Mail-Signatur-Softwares enthalten ist,
nutzen. Denn einige E-Mail-Marketing-Softwares bieten auch die Nachverfolgbarkeit von
angeklickten Links (Tracking-Links beziehungsweise Tracking-URLs) beziehungsweise Bannern und
Buttons in der Signatur an mit statistischen Informationen etwa zur Auswertung der
E-Mail-Signatur-Marketing-Kampagnen.
Weitere Nachteile von Microsoft 365 beim Erstellen von organisationsweiten
E-Mail-Signaturen sind unter anderem:
Microsoft selbst empfiehlt die Verwendung von Drittanbieter-Tools, also E-Mail-Signatur-Software
von anderen Firmen, um fehlende Funktionen in Microsoft 365 zu ersetzen.
Bei allen Marketing-Kampagnen sollte man allerdings vermeiden, vom Inhalt der E-Mail abzulenken.
Insbesondere sollte die E-Mail-Werbung nicht aufdringlich sein, sondern subtil, um die
Geschäftsbeziehung nicht zu gefährden.
Rechtssicherheit durch zentrale unternehmensweite
Steuerung
Eine zentrale Verwaltung sämtlicher E-Mail-Signaturen von allen Mitarbeitern eines Unternehmens
ermöglicht es der Rechtsabteilung beziehungsweise der Compliance-Abteilung, die
E-Mail-Signaturen unternehmensweit rechtssicher zu machen.
Wenn jeder einzelne Mitarbeiter das Erstellen und Verwalten seiner E-Mail-Signatur übernehmen
würde, wären die Fehlerquellen bei einem großen Unternehmen enorm zahlreich und die ständige
Kontrolle jeder einzelnen E-Mail-Signatur eines jeden Mitarbeiters durch die Rechts- und
Compliance-Abteilung nahezu unmöglich.
Einheitliches Design fördert Corporate Identity
durch Branding
Durch die einheitliche Anwendung des Corporate Designs auch in den E-Mails insbesondere den
E-Mail-Signaturen wird das Branding des Unternehmens gefördert. Dadurch wird das Unternehmen
über sein typisches Erscheinungsbild als Marke von der Außenwelt wahrgenommen, zu der neben den
Kunden auch Lieferanten, die Gesellschafter und Aktionäre sowie die Medien und viele andere
Beobachter gehören.
HTML-Editor als E-Mail-Signatur-Design-Tool für
alle Geräte
Mit einem E-Mail-Signatur-Design-Tool wie dem vom Crossware E-Mail-Signatur-Add-In
werden
E-Mail-Signaturen gut lesbar und strukturiert dargestellt. Die Handhabung eines Design-Tools ist
wesentlich einfacher als die direkte Codierung etwa in HTML-Code. Crossware stellt Rich-Text-
und HTML-Editoren bereit, was das E-Mail-Signatur-Erstellen enorm erleichtert.
Die E-Mail-Signatur-Software Crossware ist übrigens sowohl für Microsoft 365 nutzbar als auch
für Exchange, HCL Domino und als Dynamic Outlook Add-In. Außerdem müssen die
Crossware-E-Mail-Signaturen nicht auf jedem Gerätetyp (Desktop, Laptop, Tablet, Smartphone)
separat eingerichtet werden, denn die Crossware-E-Mail-Signaturen nutzen ein responsives Design,
das sich an die jeweilige Bildschirmgröße anpasst und daher sowohl auf mobilen Geräten als auch
nicht-mobilen Geräten optimal angezeigt wird.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten E-Mail-Signatur-Add-Ins beziehungsweise E-Mail-Signatur-Softwares
zu installieren, je nachdem, ob es sich dabei nur um eine Desktop-Anwendung handelt, eine
Server-Anwendung, eine Cloud-Lösung oder eine Private-Cloud-Lösung.
Clientseitige Anwendungen
Bei clientseitigen E-Mail-Signatur-Lösungen werden bestimmte Dateien direkt auf den
Desktops der Anwender installiert. Der Nachteil ist, dass dieser Prozess bei einer
großen Anzahl von Mitarbeitern eine längere Zeit in Anspruch nehmen kann.
Serverseitige Anwendungen
Es gibt auch E-Mail-Signatur-Lösungen, die serverseitig installiert werden, etwa unter
Nutzung der Microsoft Exchange Server-Plattform. Der Vorteil ist, dass man die
E-Mail-Signatur-Software nicht auf jedem Desktop installieren muss und die IT-Abteilung
damit Zeit spart.
Öffentliche Cloud für E-Mail-Signatur-Software
Man kann Microsoft Exchange aber auch online nutzen, und zwar durch eine von Microsoft zur
Verfügung gestellte öffentliche Cloud (Microsoft Exchange Online, Office 365, Microsoft 365).
Wenn man allerdings eine E-Mail-Signatur-Software über eine öffentliche Cloud nutzt, ist die
Gefahr wesentlich größer, dass Daten in die Hände von Unbefugten gelangen und mitgelesen werden,
als wenn man die E-Mail-Signatur-Software auf der unternehmenseigenen Infrastruktur laufen
lässt.
Private Cloud für E-Mail-Signatur-Software
Bei einer Private Cloud-Lösung steht die für die E-Mail-Signatur-Software erforderliche
Infrastruktur nur einem einzigen Anwenderunternehmen zur Verfügung. Dies kann zum Beispiel durch
die Nutzung unternehmensinterner Private Cloud-Server umgesetzt werden.
Das E-Mail-Signatur-Add-In Crossware ist das weltweit erste E-Mail-Signatur-Add-In für Outlook,
das auch eine private Cloud-Lösung für Unternehmen (Enterprise Private Cloud-Lösung) anbietet.
Unternehmen haben dadurch die Möglichkeit, den E-Mail-Verkehr innerhalb der unternehmenseigenen
Azure-Infrastruktur laufen zu lassen. Man nutzt also eine eigene E-Mail-Software-Version
innerhalb seiner eigenen privaten Cloud. Der Vorteil der Private Cloud ist, dass wegen der
Einbettung von E-Mail-Signaturen in die eigene Infrastruktur keine Informationen unnötig über
Dritte gesendet werden.
Da die E-Mail-Signatur-Software client-unabhängig installiert wird, unterstützt die Software
alle Geräte und Clients, welche den Mailserver zur Versendung von E-Mails nutzen. Die
E-Mail-Signatur-Software Crossware ist im Übrigen DSGVO-konform und gemäß ISO27001:2013
zertifiziert.
