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Rund um E-Mails

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15.12.2022

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E-Mail-Signatur-Software inkl. Disclaimer und Email-Signatur-Generator

Übersicht

Wenn Sie zentral und unternehmensweit einheitliche E-Mail-Signaturen und Disclaimer für alle Mitarbeiter in einer Firma erstellen möchten, sollten Sie eine Email-Signatur-Software für die gängigen Plattformen nutzen. Das E-Mail-Signatur-Add-In sollte etwa mit Outlook kompatibel sein, aber auch mit Exchange oder Microsoft 365 (M365 oder MS365) beziehungsweise Office 365 (O365) SaaS sowie mit Google Workspace (G Suite, Gmail), IBM/HCL, SAP und Salesforce. Vor der Installation sollte man die Vorteile und Nachteile des organisationsweiten E-Mail-Signatur-Managements als Desktop-, Server-, Cloud- und Private Cloud-Lösung im Vergleich betrachten.

Solche teilweise auch als E-Mail-Signatur-Generator bezeichneten Softwarelösungen können zum einen für Rechtssicherheit durch die zentrale Vorgabe der Pflichtangaben in E-Mail-Signaturen sorgen, zum anderen sollte ein Add-In gewählt werden, das auch eine Email-Signatur-Marketing-Plattform umfasst, da das Email-Signatur-Marketing ein Marketingkanal mit enormem Potential ist, welches man ohne eine professionelle Marketing-Plattformlösung nicht voll ausschöpfen kann.

Neben Rechtsabteilung, Personalabteilung, Datenschutzbeauftragtem, Compliance- und Marketing-Abteilung profitieren unter anderem auch der Vertrieb, der Kundenservice und das Customer Experience Management von der Möglichkeit, Bannerwerbung und CTA-Buttons etwa für Kundenfeedback und Bewertungen in die Email-Signatur zu integrieren.

Was ist eine E-Mail-Signatur-Software bzw. ein E-Mail-Signatur-Add-In?

Eine E-Mail-Signatur Software für Microsoft-Plattformen (Outlook, Exchange, Exchange Online, Microsoft 365, Office 365) oder etwa Google-Plattformen wie Google Workspace (G Suite) und Gmail ist ein Drittanbieter-Tool - auch E-Mail-Signatur-Add-In genannt -, das insbesondere Funktionen zur unternehmensweiten Erstellung und Verwaltung von E-Mail-Signaturen bereit stellt, die die Firmen Microsoft oder etwa Google in ihren Produkten nicht anbieten.

Ein Anbieter einer solchen E-Mail-Signatur-Software ist der IT-Dienstleister Gangl, der zum einen eigene - auch clientseitige - E-Mail-Signatur-Add-Ins entwickelt hat und zum anderen Hauptdistributor der Cloud-E-Mail-Signaturlösung Crossware ist, mit der man unter anderem zentral eine Email-Signatur erstellen kann. Crossware umfasst neben einem Email-Signatur-Generator unter anderem auch eine E-Mail-Marketing-Plattform für kleine Unternehmen und für große Unternehmen.

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Bei der Frage, was ist eine Email-Signatur, kann es zu Missverständnissen kommen. Mit Email-Signatur meint man die Fußzeile oder mehrere Signaturblöcke am Ende einer E-Mail, wo in der Regel insbesondere Angaben zum Namen des Absenders, zur Position im Unternehmen, zur Postadresse und/oder zur Besucheradresse sowie zur Telefonnummer und/oder Faxnummer gemacht werden.

Abzugrenzen ist die E-Mail-Signatur von der elektronischen Signatur (E-Signatur). Letztere dient als Ersatz der eigenhändigen Unterschrift, ist also quasi eine digitale Signatur, mit der man insbesondere elektronische Dokumente unterzeichnen kann. Den Unterzeichner kann man also anhand der elektronischen Signatur identifizieren.

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Modernes E-Mail-Signatur-Management kann aber noch viel mehr als nur die Angabe von Namen, Job-Titel, Adresse, Telefonnummer und Faxnummer. Mit einer E-Mail-Signatur-Plattform beziehungsweise E-Mail-Signatur-Software kann man heutzutage viele weitere Elemente in die E-Mail-Signatur einfügen, wie etwa Bilder beziehungsweise Fotos, Logos, Banner und CTA-Buttons (Schaltflächen).

Auch die Auswahl aus verschiedenen Schriftarten ist in der Regel möglich. Die meisten E-Mail-Signatur-Management-Softwares arbeiten mit HTML-Editoren für das Design der E-Mail-Signatur, weshalb Kenntnisse in HTML in der Regel nicht erforderlich sind, um eine Email-Signatur zu erstellen.

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E-Mail-Signaturen, die je nach vorgegebener Regel anders ausgegeben werden, also zum Beispiel ein anderes Banner enthalten oder einen anderen Disclaimer, nennt man auch dynamische Signaturen. Im Idealfall sollte man mit einer E-Mail-Signatur-Software aber nicht nur dynamische Fußzeilen beziehungsweise Signaturblöcke in die E-Mail einfügen können, sondern auch eine dynamische Kopfzeile etwa mit dem Unternehmenslogo und den Social Media-Buttons hinzufügen können sowie die E-Mail-Mitte bespielen können.

Funktionen von Email-Signaturen-Softwares

E-Mail-Signaturen können viele verschiedene Funktionen erfüllen. Von der digitalen Visitenkarte, über die Bereitstellung der impressumsmäßigen Pflichtangaben bis hin zum Mittel für eine Marketing-Kampagne, kann mit der E-Mail-Signatur mehr erreicht werden, als viele Unternehmen derzeit realisieren.

Um das gesamte Potential der E-Mail-Signatur auszunutzen, gibt es spezielle E-Mail-Signatur-Softwares, auch E-Mail-Signatur-Add-Ins für Outlook, Exchange oder Microsoft 365 genannt. Unter anderem können in solch einer E-Mail-Signatur-Software, wie etwa von Crossware, Zugriffsrechte für ausgewählte Benutzer oder Gruppen erteilt werden, wobei man diese damit nicht zu Administratoren macht. Auf diese Weise kann zum Beispiel die Marketingabteilung, die Rechtsabteilung, die Personalabteilung oder können Datenschutzbeauftragte direkt ihren Teil zur E-Mail-Signatur beisteuern und das Ergebnis gleich überprüfen. Anderenfalls müsste die IT-Abteilung ständig zwischen den verschiedenen Abteilungen vermitteln, bis die endgültig abgenommene unternehmensweite E-Mail-Signatur bei allen Mitarbeitern zum Einsatz kommen kann.

Benutzerdefinierte Regeln für E-Mail-Signaturen erstellen

Bei der E-Mail-Signaturlösung Crossware können viele Funktionen regelbasiert genutzt werden, indem man etwa für intern verschickte E-Mails andere Banner in der E-Mail-Signatur einbindet als für E-Mails, die an externe Adressaten verschickt werden. Man kann natürlich auch unterschiedliche E-Mail-Signaturen je nach Abteilung festlegen.

Benutzerdefinierte Regeln können ferner in Bezug auf bestimmte Keywords im Betreff der E-Mail festgelegt werden, damit je nach verwendetem Keyword die dazugehörige E-Mail-Signatur in die Mail eingefügt wird. Mit Benutzer ist hier aber nicht der einzelne Mitarbeiter gemeint, sondern der zentral steuernde Verantwortliche in der jeweiligen Abteilung, der an der Erstellung der E-Mail-Signatur beteiligt ist. Es gibt auch Programme, die die passende E-Mail-Signatur anhand der E-Mail-Domain oder einer CRM-Liste einfügen.

Durch eine Cloud-Lösung wie Crossware können die geschäftlichen E-Mail-Signaturen von tausenden Mitarbeitern und mehr über ein einziges Dashboard unternehmensweit gesteuert werden.

Eine E-Mail-Signatur-Management-Software sollte auch in der Lage sein, die E-Mail-Signatur mit sogenannten benutzerdefinierten Signaturblöcken zu erstellen (abgekürzt sig block). Das heißt, dass jedes Element der E-Mail-Signatur, wie etwa Text-, Grafik-, Foto- oder Button-Elemente, einen einzelnen Block darstellt und dessen Ausgabe in der E-Mail-Signatur durch Anzeigeregeln je nach definiertem E-Mail-Typ gesteuert werden kann. Die E-Mail-Signatur-Software Crossware etwa arbeitet mit einem praktischen Drag & Drop-System, um solche Signaturblöcke zu platzieren und verschiedene E-Mail-Signatur-Templates (Vorlagen) zu erstellen.

Unternehmensweite E-Mail-Signaturen erstellen im Corporate Design

Zunächst kann man mit einer E-Mail-Signatur-Software E-Mail-Signaturen im Corporate Design erstellen, womit auch in den E-Mails das Erscheinungsbild eines Unternehmens vereinheitlicht wird. Neben der Einbindung von Logos gehören auch Schriftarten und Farben, etwa von CTA-Buttons, zum Corporate Design, wobei auch die unternehmensweite Verwendung der für das jeweilige Unternehmen gestalteten E-Mail-Signatur-Designvorlage selbst Teil des einheitlichen Erscheinungsbildes des Unternehmens wird.

E-Mail-Signatur mit Bild, Logo hinzufügen und andere Inline-Grafiken

Neben Logos kann man in E-Mail-Signaturen auch andere Inline-Grafiken einfügen, etwa ein Bild eines Mitarbeiters. Mitarbeiterfotos am Ende der E-Mail, also eine Email-Signatur mit Bild des Absenders, machen den Kontakt persönlicher und schaffen Vertrauen in der Kommunikation. Auch die Einbindung eines QR-Codes ist möglich und wird immer populärer, um den Usern einen einfachen Wechsel zwischen verschiedenen Geräten zu ermöglichen, etwa zwischen einem Desktop und einem Smartphone.

Social Media-Icons mit Link in Email-Signatur einfügen

Auch zu den jeweiligen Profilen verlinkte Social Media-Icons gehören heute zum Standard in einer E-Mail-Signatur. Man kann im E-Mail-Signaturen-Editor selbst entscheiden, welche Social Media-Buttons man einfügen will, ob man also auf sein Instagram-, Twitter-, Facebook-, Xing- oder LinkedIn-Profil über die Email-Signatur aufmerksam machen möchte beziehungsweise Links zu anderen Social Media-Profilen hinzufügen möchte.

Banner in E-Mail-Signatur einfügen

Mit Hilfe des Einfügens von Bannern in E-Mail-Signaturen können zum einen unternehmensexterne Werbe-Kampagnen gestartet werden. Genauso sind aber auch unternehmensinterne Kampagnen möglich, etwa zu Fragen der Arbeitsgesundheit, wenn es zum Beispiel um die richtige Sitzhaltung am Arbeitsplatz geht. Des Weiteren kann man Banner einbinden, um Veranstaltungen wie Messetermine anzukündigen oder um auf andere Inhalte wie Blogartikel aufmerksam zu machen. Auch Produktneuheiten kann man über Banner verlinken und diese damit den E-Mail-Empfängern vorstellen.

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Die Personalabteilung könnte ihre E-Mail-Signaturen etwa durch ein Banner erweitern, mit dem auf offene Stellen hingewiesen wird.

Auch Bewertungsaufforderungsbanner können einen Mehrwert bringen. Während man abteilungsübergreifend in externen E-Mails an B2B- und B2C-Kontakte Banner mit Bewertungsaufforderungen etwa für Google My Business integrieren würde, kann man bei E-Mails, die ausschließlich an Kunden aus dem Verbrauchersegment (B2C) gesendet werden, etwa von der Kundenservice-Abteilung, Bewertungsbanner für spezifische Verbraucherbewertungsplattformen integrieren.

Die Vertriebsabteilung wiederum hat ein Interesse, Banner in Email-Signaturen einzufügen, mit denen sie auf Sonderangebote aufmerksam macht, um Conversions zu erzeugen. Daneben können Banner auch genutzt werden, um einen Upsell und/oder Cross-Sell an bestehende Kunden zu erreichen.

CTA-Buttons hinzufügen

DNeben Bannern kann man auch Call-to-Action-Buttons (CTA-Buttons) in E-Mail-Signaturen mit Hilfe einer E-Mail-Signatur-Software einfügen. In den folgenden Abschnitten gehen wir auf einige mögliche CTA-Buttons beispielhaft ein. Darüber hinaus sind noch viele andere Einsatzzwecke für Buttons in E-Mail-Signaturen denkbar.

Button für Terminbuchungen

Nützlich in E-Mail-Signaturen sind zum Beispiel Buttons (Schaltflächen) für Terminbuchungen aller Art - intern wie extern -, bei denen sich der E-Mail-Empfänger nach Anklicken des Termin-Buttons in den Kalender des Absenders zu dem gewünschten Termin eintragen kann. Dies ist etwa für die Buchung eines Termins für eine Präsentation (Demo, Demonstration) hilfreich oder eines Termins, an dem eine bestimmte Arbeit beim Kunden getätigt werden soll.

Realisierbar sind aber auch Teilnahmebestätigungen in Bezug auf ein Meeting zu einem bereits festgelegten Termin. Für die Organisation der Raumbelegung in einem Unternehmen können Termin-Buttons ebenfalls unterstützend in E-Mail-Signaturen verwendet werden.

Schaltflächen für Bewertungen und Umfragen

Weitere Buttons können für die Einholung von Bewertungen genutzt werden oder für Umfragen. Zur Messung der Kundenzufriedenheit kann man sogenannte Ein-Klick-Kundenzufriedenheitsumfragen (1-Klick-Umfragen) durchführen, etwa durch den Klick auf einen Smiley. Man spricht hier auch von One-Click-Emoji-Reaktionen. Solche Umfragen liefern dem Customer Experience Management nützliche Daten, um Prozesse im Unternehmen zu verbessern.

Man kann aber auch einen Bewertungs-Button direkt zu einer Bewertungsplattform verlinken , um neue Bewertungen für das Unternehmen und ausführliches Kundenfeedback zu erhalten.

Button für Anrufe

Im Grunde für alle Abteilungen interessant - zumindest bei bestimmten Kontakten - ist eine Schaltfläche in der E-Mail-Signatur, über die Interessenten den Absender der E-Mail Anrufen können.

Ein solcher Anruf-Button senkt die Hemmschwelle, den E-Mail-Absender bei offenen Fragen direkt anzurufen. Außerdem können durch Anrufe häufig Missverständnisse vermieden werden, die durch eine Antwort per E-Mail nicht sofort aufgeklärt werden könnten.

E-Mail-Signatur-Pflichtangaben für Deutschland zentral steuern

In Deutschland ist das Einfügen einer E-Mail-Signatur für im Handelsregister eingetragene Unternehmen bei der Versendung von geschäftsmäßigen E-Mails Pflicht . Seit dem 1.1.2007 ist dies gesetzlich festgeschrieben, und zwar im "Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister" (EHUG), durch das geschäftsmäßige E-Mails wie Geschäftsbriefe eingestuft werden. Man spricht bei der damit verpflichtend gewordenen E-Mail-Signatur auch von E-Mail-Impressum oder Impressumspflicht bei "Geschäftsbriefen". Welche Angaben genau in dieses E-Mail-Impressum müssen, hängt von der jeweiligen Rechtsform des Unternehmens ab, also ob es sich etwa um einen im Handelsregister eingetragenen Einzelkaufmann (e.K., e.Kfm.), eine eingetragene Einzelkauffrau (e.Kfr.), eine OHG, KG, GmbH, GmbH & Co. KG, UG, AG oder Genossenschaft handelt.

Um unternehmensweit sicherzustellen, dass bei allen Mitarbeitern die erforderlichen Pflichtangaben in der E-Mail-Signatur enthalten sind, sollte man ein E-Mail-Signatur-Add-In verwenden, das technisch von der IT-Abteilung betreut wird, wobei die inhaltliche Ausgestaltung der Pflichtangaben von der Compliance- beziehungsweise Rechtsabteilung vorgenommen werden sollte und die E-Mail-Signaturen anhand dieser rechtlichen Vorgaben bei jedem Mitarbeiter vorformuliert mit Hilfe des E-Mail-Signatur-Add-Ins hinterlegt werden sollten. Es gibt E-Mail-Signatur-Software-Lösungen, in denen anderen Abteilungen im Unternehmen, also etwa der Rechtsabteilung, neben der IT-Abteilung eine Berechtigung für den Zugriff auf den E-Mail-Signaturen-Editor erteilt werden kann, womit die IT-Abteilung auf die technische Umsetzung der E-Mail-Signatur beschränkt bleibt.

Sollten die E-Mail-Signaturen nicht rechtskonform entsprechend der vorgeschriebenen Pflichtangaben erstellt werden, riskieren Unternehmen nicht nur teure Abmahnungen, sondern auch die Verhängung hoher Zwangsgelder durch das zuständige Registergericht. Zwar darf das Zwangsgeld gemäß § 14 HGB nicht mehr als 5000 Euro betragen, allerdings darf es wiederholt verhängt werden. Abmahnungen und Zwangsgelder sind insbesondere dann zu befürchten, wenn die Mitarbeiter ihre E-Mail-Signaturen selbst erstellen dürfen oder müssen, etwa anhand eines vom Unternehmen bereitgestellten Leitfadens, und den Angestellten dabei Fehler unterlaufen oder bewusste Abweichungen vom Leitfaden vorgenommen werden

Oft ist von "E-Mail-Signatur geschäftlich" im Zusammenhang mit Pflichtangaben die Rede. Der bereits erwähnte Begriff "geschäftsmäßig" ist aber nicht mit dem Begriff "geschäftlich" identisch. Denn als geschäftsmäßige E-Mails gelten nur solche E-Mails, die nach außen gerichtet sind und einen geschäftsmäßigen Inhalt aufweisen (etwa Angebote, Preislisten, Auftragsbestätigungen, Anfragebestätigungen, Rechnungen). Andere geschäftliche E-Mails und E-Mails, die unternehmensintern versendet werden, unterliegen nicht der E-Mail-Signatur-Pflicht.

Dennoch ist es ratsam auch unternehmensintern E-Mail-Signaturen einzusetzen. Denn E-Mail-Signaturen erleichtern dem E-Mail-Empfänger auch bei der internen Kommunikation die Kontaktaufnahme mit dem Absender - etwa per Telefon dank einer angegebenen Telefonnummer (übrigens keine Pflichtangabe bei externer geschäftsmäßiger E-Mail). Ferner kann auch bei internem E-Mail-Verkehr das Potential von E-Mail-Signaturen etwa für unternehmensinterne Kampagnen über Banner oder Raumbuchungen durch Buttons ausgenutzt werden.

E-Mail-Signatur-Generatoren vom Rechtsanwalt

Man kann sich bei der Erstellung der E-Mail-Pflicht-Signatur auch von automatischen Tools helfen lassen. Auf der Webseite rechtswal kann man sich durch einen E-Mail-Signatur-Generator eine E-Mail-Signatur mit den nötigen Pflichtangaben erstellen lassen. Nachdem man alle Auswahlmöglichkeiten angeklickt und die nötigen Angaben gemacht hat, kann man sicsection-main-texth die E-Mail-Signatur als Word-Dokument erstellen lassen. Allerdings handelt es sich bei rechtswal nicht um ein Angebot einer Rechtsanwaltskanzlei , auch wenn die Seite von der Rechtsanwältin Marion Janke betrieben wird und hinter den dort angebotenen Verträgen, Mustern und Formularen Fachanwälte und Experten stehen. Zudem wird der Email-Signatur-Generator von rechtswal auf der Webseite der Kanzlei Janke mit der Aussage "anwaltlich geprüft" beworben. Im Übrigen ist dieser Email-Signatur-Generator kostenlos und auf Deutsch.

Es gibt aber auch Rechtsanwaltskanzleien , die automatisierte Hilfe bei der Erstellung der gesetzlich vorgeschriebenen E-Mail-Signatur auf ihrer Webseite anbieten, wie etwa die IT-Recht Kanzlei mit ihrem kostenlosen E-Mail Pflichtangaben-Assistenten . Hier wird allerdings nur ein Muster angezeigt, je nachdem, welche Unternehmensrechtsform man aus der Dropdown-Liste ausgewählt hat. Die Rechtsanwaltskanzlei weist aber ausdrücklich darauf hin, dass der Pflichtangaben-Assistent für E-Mail-Signaturen keine Rechtsberatung ersetzt, denn er verwende nur vorgefertigte Muster. Wer den Assistenten benutze, tue dies auf eigenes Risiko. Sollte es sich um einen komplexeren Fall handeln, solle man sich zur Erstellung der E-Mail-Signatur von einem Rechtsanwalt beraten lassen, der sich auf dem Gebiet des Wettbewerbsrechts und IT-Rechts auskennt. Als Beispiel für einen komplexeren Fall wird eine Gesellschaft in Liquidation angegeben.

Allerdings sind beide Tools, also sowohl der E-Mail-Signaturen-Generator von rechtswal als auch der E-Mail-Pflichtangaben-Assistent der IT-Recht Kanzlei, insofern veraltet, als nicht im Handelsregister eingetragene Gewerbetreibende und nicht eingetragene Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR) wegen der Streichung von § 15 b Gewerbeordnung (GewO) seit 25.3.2009 grundsätzlich keine ladungsfähige Anschrift mehr in der E-Mail-Signatur angeben müssen. Jedoch muss man sagen, dass die Angabe einer ladungsfähigen Anschrift auch für diese Selbständigen etwa von Industrie- und Handelskammern trotzdem empfohlen wird. Die Pflicht zur Angabe der ladungsfähigen Anschrift kann sich zum Beispiel auch aus § 2 Dienstleistungs-Informationspflichten-Verordnung (DL-InfoV) für einen Dienstleistungserbringer ergeben, und zwar vor Vertragsabschluss oder, falls kein schriftlicher Vertrag geschlossen wird, vor der Dienstleistungserbringung. Das betrifft dann auch die E-Mail-Signatur von einem Freiberufler.

Unterschied zu HTML-Email-Signatur-Generator

Ein E-Mail-Signatur-Generator zur Generierung der Pflichtangaben gemäß den gesetzlichen Vorschriften ist nicht zu verwechseln mit einem Generator, der eine HTML-Email-Signatur generiert. Ein solcher HTML-Email-Signatur-Generator dient dazu, dass man sich eine E-Mail-Signatur mit Hilfe von Vorlagen mit verschiedenen Email-Signatur-Designs selbst erstellt, indem man nach der Auswahl der gewünschten Email-Signatur-Vorlage noch Daten wie Namen, Unternehmensname, Position im Unternehmen, Adresse, Pflichtangaben, Telefonnummer, Fax, E-Mail-Adresse und Webseiten-URL eingibt, die Social Media-Icons zu den eigenen Profilen verknüpft, ein Bild und Logo hochlädt und ein Call-to-Action-Button (CTA-Button) und eventuell noch ein Banner einfügt.

Anschließend kann man den HTML-Quellcode kopieren und in die entsprechende Datei bei Outlook kopieren, was allerdings etwas umständlich ist, da man die Signatur-Datei zunächst anlegen und anschließend über den richtigen Befehl den Ordner aufrufen muss, in dem sich der Ordner mit der neuen Signatur-Datei befindet. Bei Verwendung eines E-Mail-Signaturen-Add-Ins für Outlook spart man sich diesen Umweg, da man die Signatur direkt im Add-In beziehungsweise dem E-Mail-Signatur-Programm erstellen kann.

Eine E-Mail-Signatur-Software umfasst im Grunde auch einen E-Mail-Signatur-Generator, geht aber über diesen insofern hinaus, als die Software nicht nur den Signatur-Code produziert, sondern die Signatur auch für das E-Mail-Programm wie etwa Outlook anlegt.

Pflichtangaben für E-Mail-Signatur: Österreich und Schweiz

Auch in Österreich gibt es eine sogenannte Impressumspflicht für E-Mails. Und auch in Österreich ergeben sich die erforderlichen Pflichtangaben aus verschiedenen Gesetzen. § 14 UGB (Unternehmensgesetzbuch) regelt etwa die Pflichtangaben in der E-Mail-Signatur für Unternehmen, die im Firmenbuch eingetragen sind. § 63 GewO (Gewerbeordnung) ist eine diesbezügliche Norm, die für alle Gewerbetreibende gilt, die nicht im Firmenbuch eingetragen sind. Verwender von Newslettern müssen sich nach §§ 24, 25 MedienG (Mediengesetz) richten. Und schließlich gibt es noch Ergänzungsvorschriften im Telekommunikationsgesetz und im Datenschutzgesetz.

In E-Mails, die von Unternehmen innerhalb der Schweiz versendet werden, sind keine Pflichtangaben in der E-Mail-Signatur zu machen. Anders sieht die Situation jedoch aus, wenn Schweizer Unternehmen E-Mails etwa nach Deutschland oder Österreich versenden. Dann nämlich müssen sich die Unternehmen an die deutschen Vorschriften beziehungsweise die österreichischen Vorschriften zur E-Mail-Signatur halten.

DSGVO-Informationspflichten erfüllen durch Verlinken

Den Informationspflichten nach der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO oder DSGVO) könne man laut der Wirtschaftskammer Österreich zum Beispiel dadurch nachkommen, dass man in der E-Mail oder dem Newsletter einen Link zur Datenschutzerklärungsetzt. Da die DSGVO auch in Deutschland gilt, wird auch hier von Experten empfohlen, Interessenten durch einen Link zur Datenschutzerklärung, die sich auf der Homepage befindet, über die datenschutzrechtlichen Belange zu informieren.

Bewerber und Mitarbeiter, wobei die Informationen je nach der betroffenen Gruppe anders ausgestaltet werden müssen.

Die betrieblichen Datenschutzbeauftragten sollten daher darauf drängen, dass in der Firma eine regelbasierte E-Mail-Signatur-Software eingesetzt wird, um je nach E-Mail-Adressat auf die passenden Informationspflichten gemäß DS-GVO zu verlinken.

Disclaimer und Offenlegungserklärungen hinzufügen

Auch um Offenlegungserklärungen oder einen sogenannten Disclaimer (Haftungsausschluss) einheitlich unter alle ausgehenden E-Mails eines Unternehmens zu setzen, eignen sich E-Mail-Signatur-Plugins beziehungsweise E-Mail-Signatur-Softwares. Der englische Begriff "Disclaimer" kommt von dem Verb "to disclaim", was auf Deutsch "bestreiten" oder "ablehnen" bedeutet. In Microsoft 365 verwendet Microsoft den Begriff "Disclaimer"für alle E-Mail-Signatur-Informationen, egal ob es sich tatsächlich um einen Haftungsausschluss handelt oder nur um den Namen des Absenders mit dessen Adresse oder eine andere Information.

Insbesondere können Compliance- und Rechtsabteilungen durch die zentrale Festlegung und Hinzufügung von Haftungsausschlüssen unter der E-Mail-Signatur sicher gehen, dass die von der Compliance- beziehungsweise Rechtsabteilung ausgearbeiteten E-Mail-Disclaimer auch tatsächlich unternehmensweit in der E-Mail-Signatur zur Anwendung kommen. Nur so kann Rechtssicherheit erreicht werden; anderenfalls kann es immer wieder vorkommen, dass Mitarbeiter es unterlassen, den Disclaimer in die E-Mail-Signatur einzubauen, oder rechtswidrige Disclaimer verwenden.

Ohne zentral gesteuertes Disclaimer-Plugin beziehungsweise Disclaimer-Add-In kann es insbesondere passieren, dass Mitarbeiter den Disclaimer zwar in ihre Signatur einbauen, dabei aber Übertragungsfehler machen oder eigenwillige Abänderungen im Disclaimer-Text vornehmen. Viele Disclaimer sind unwirksam, weil sie etwas regeln, das gar nicht umsetzbar ist, oder weil es sich um AGB handelt, denen zuvor vom Empfänger zugestimmt werden müsste. Gerade im Internetrecht ist es wegen der großen Abmahngefahr enorm wichtig, dass die Haftungsausschlüsse exakt so in den E-Mail-Signaturen der Mitarbeiter erscheinen, wie sie von der Compliance- beziehungsweise Rechtsabteilung formuliert wurden.

Ein E-Mail-Signatur-Vertraulichkeitshinweis zur Wahrung der Vertraulichkeit ist weit verbreitet, aber es besteht keine Pflicht, einen solchen Hinweis zu verwenden. Es finden sich etwa Vertraulichkeitshinweise als Disclaimer in beziehungsweise unter E-Mail-Signaturen, in denen der Empfänger einer an ihn irrtümlich versandten E-Mail gebeten wird, den Absender darüber zu informieren und die irrtümlich erhaltene E-Mail zu vernichten. Außerdem wird dem Empfänger das unerlaubte Kopieren dieser E-Mail verboten und die unbefugte Weitergabe der E-Mail.

Andere Disclaimer enthalten etwa den Hinweis, dass es bei unverschlüsselten E-Mails Vertraulichkeitsrisiken gibt und unterstellen die Zustimmung zur unverschlüsselten E-Mail-Kommunikation, sofern die Korrespondenz vom Empfänger dieser Vertraulichkeitswarnung initiiert oder fortgesetzt wird.

Es gibt aber - wie schon angedeutet - auch Disclaimer, die schaden können, nämlich dann, wenn sie zu weit gefasst sind, also gegen im Gesetz geregelte Ausschlussverbote verstoßen, was zur Abmahnung führen kann. Pflicht sind Disclaimer weder in Deutschland noch in der Schweiz, noch in Österreich.

Trotzdem gibt es viele Unternehmen und sogar Rechtsanwälte, die in ihren E-Mails Disclaimer verwenden. Der IT-Dienstleister Gangl bietet verschiedene Disclaimer Add-Ins für Outlook und Exchange an, um das Einfügen von Disclaimern in E-Mail-Signaturen unternehmensweit einheitlich umzusetzen

Organisationsweite Abwesenheitsbenachrichtigungen (Autoresponder)

Mit einer E-Mail-Signatur-Software etwa für Outlook oder Microsoft 365 kann man auch Abwesenheits-Nachrichten (Out of office reply, OOOR) erstellen und verwalten. Auch hier sorgt die zentrale Steuerung dieser Autoresponder-E-Mails für eine organisationsweite Vereinheitlichung.

Vorteile von E-Mail-Signatur-Management-Softwares

In den folgenden Abschnitten wollen wir einige wesentliche Vorteile von E-Mail-Signatur-Add-Ins, Disclaimer-Plugins beziehungsweise von E-Mail-Signatur-Softwares für die Erstellung und Verwaltung von E-Mail-Signaturen aufzeigen - im Vergleich zur individuellen Anfertigung von E-Mail-Signaturen durch jeden einzelnen Angestellten. In der folgenden Liste haben wir diese Vorteile unternehmensweit erstellter E-Mail-Signaturen mit Hilfe einer E-Mail-Signaturen-Software vorweg zusammengefasst:

Kosteneinsparungen bei Installation der E-Mail-Signaturen

Durch ein zentral verwaltetes E-Mail-Signatur-Add-In, also eine zentral gesteuerte E-Mail-Signatur-Software, kann man viel Geld beim Erstellen einer E-Mail-Signatur sparen im Vergleich zu einer Lösung, bei der jeder einzelne Mitarbeiter selbst seine E-Mail-Signatur verwaltet. Geht man von einem Unternehmen aus, in dem die Marketing-Abteilung bei 10.000 Mitarbeitern ein neues Banner in die E-Mail-Signatur einfügen möchte, und geht man von einem durchschnittlichen Stundenlohn von 80 Euro aus sowie einem Zeitaufwand von 15 Minuten für das Einfügen des neuen Banners pro Mitarbeiter, kommt man auf 2500 Stunden, die für das dezentrale Einfügen des neuen Banners in die Email-Signatur verschwendet wurden. Die finanziellen Kosten belaufen sich in dieser Beispielrechnung auf 200.000 Euro.

Würde man das neue Banner der Marketing-Abteilung zentral mit Hilfe etwa der E-Mail-Signatur-Software Crossware einfügen, käme man auf Kosten von lediglich circa 42.000 Euro, was eine Ersparnis von 158.000 Eurobedeutet und einen ROI in Höhe von 376,2 %

Werbekosten-Reduzierung durch E-Mail-Signatur-Marketing

E-Mail-Signaturen sind ein bislang von vielen Marketing-Abteilungen unterschätzter Marketingkanal. Die Mitarbeiter eines Unternehmens verschicken jeden Tag zahlreiche E-Mails, nicht nur intern, sondern auch extern. Um dieses Kommunikationspotential für Marketing-Zwecke auszunutzen, können die E-Mail-Signaturen entsprechend gestaltet werden, indem dort zum Beispiel zentral durch die Marketing-Abteilung Banner für Marketing-Kampagnen eingefügt werden. Das Ganze nennt sich E-Mail-Signaturen-Marketing als Unterform des E-Mail-Marketings, womit sich Klicks erhalten, Leads generieren sowie Conversions (Konvertierungen) erreichen lassen. Insbesondere kann man durch das E-Mail-Signaturen-Marketing genau die passende Zielgruppe erreichen.

Im Vergleich zur Schaltung von Anzeigen über Google Ads kann man sehr viel Geld durch das E-Mail-Signaturen-Marketing sparen. Geht man von einem durchschnittlichen Google Ads-CPC (Cost-per-Click) von 2 Euro über alle Branchen hinweg aus, können bei einem KMU mit 200 Mitarbeitern jährlich 36.800 Euro eingespartwerden, wenn man von 40 verschickten und von allen Empfängern gelesenen E-Mails pro Mitarbeiter am Tag ausgeht, 230 Arbeitstagen und eine Klickrate von 1 % über das E-Mail-Signatur-Marketing erreicht. Dabei ist noch gar nicht eingerechnet, dass E-Mails oft mehrfach aufgerufen werden, die Zahl der tatsächlichen Impressionen also noch weitaus höher liegen kann. Der Return on Investment (ROI) nach dem Kauf einer Lizenz für die Nutzung einer E-Mail-Signatur-Software lohnt sich also.

Zwar ist es auch bei Exchange Online, Office 365 und Microsoft 365 möglich, Signaturen zentral zu verwalten, also für alle Mitarbeiter einheitlich zu erstellen, und es können auch E-Mail-Flussregeln für die Einbeziehung dieser Signaturen zentral erstellt werden. Will man aber etwa das Potential vom E-Mail-Marketing voll ausschöpfen, sollte man eine E-Mail-Signatur-Marketingplattform, die heute in vielen E-Mail-Signatur-Softwares enthalten ist, nutzen. Denn einige E-Mail-Marketing-Softwares bieten auch die Nachverfolgbarkeit von angeklickten Links (Tracking-Links beziehungsweise Tracking-URLs) beziehungsweise Bannern und Buttons in der Signatur an mit statistischen Informationen etwa zur Auswertung der E-Mail-Signatur-Marketing-Kampagnen.

Weitere Nachteile von Microsoft 365 beim Erstellen von organisationsweiten E-Mail-Signaturen sind unter anderem:

es können keine Bilder in die Signaturen eingebettet werden; die E-Mail-Empfänger erhalten die Bilder vielmehr als Anhänge
beim Schreiben im E-Mail-Client wird die Signatur nicht angezeigt, man erhält also keine Vorschau der abzusendenden E-Mail
es fehlt die Möglichkeit, die Signatur unter der letzten E-Mail-Antwort oder der letzten E-Mail-Weiterleitung zu platzieren; vielmehr werden die E-Mail-Signaturen jedesmal ganz am Ende der Korrespondenz angefügt, was nach einigem Hin und Her zu einem sogenannten Signaturstapel führt
die serverseitigen E-Mail-Signaturen werden nicht im Ordner "Gesendete Objekte" angezeigt
es können keine Seitenbanner in der E-Mail dargestellt werden

Microsoft selbst empfiehlt die Verwendung von Drittanbieter-Tools, also E-Mail-Signatur-Software von anderen Firmen, um fehlende Funktionen in Microsoft 365 zu ersetzen.

Bei allen Marketing-Kampagnen sollte man allerdings vermeiden, vom Inhalt der E-Mail abzulenken. Insbesondere sollte die E-Mail-Werbung nicht aufdringlich sein, sondern subtil, um die Geschäftsbeziehung nicht zu gefährden.

Rechtssicherheit durch zentrale unternehmensweite Steuerung

Eine zentrale Verwaltung sämtlicher E-Mail-Signaturen von allen Mitarbeitern eines Unternehmens ermöglicht es der Rechtsabteilung beziehungsweise der Compliance-Abteilung, die E-Mail-Signaturen unternehmensweit rechtssicher zu machen.

Wenn jeder einzelne Mitarbeiter das Erstellen und Verwalten seiner E-Mail-Signatur übernehmen würde, wären die Fehlerquellen bei einem großen Unternehmen enorm zahlreich und die ständige Kontrolle jeder einzelnen E-Mail-Signatur eines jeden Mitarbeiters durch die Rechts- und Compliance-Abteilung nahezu unmöglich.

Einheitliches Design fördert Corporate Identity durch Branding

Durch die einheitliche Anwendung des Corporate Designs auch in den E-Mails insbesondere den E-Mail-Signaturen wird das Branding des Unternehmens gefördert. Dadurch wird das Unternehmen über sein typisches Erscheinungsbild als Marke von der Außenwelt wahrgenommen, zu der neben den Kunden auch Lieferanten, die Gesellschafter und Aktionäre sowie die Medien und viele andere Beobachter gehören.

HTML-Editor als E-Mail-Signatur-Design-Tool für alle Geräte

Mit einem E-Mail-Signatur-Design-Tool wie dem vom Crossware E-Mail-Signatur-Add-In werden E-Mail-Signaturen gut lesbar und strukturiert dargestellt. Die Handhabung eines Design-Tools ist wesentlich einfacher als die direkte Codierung etwa in HTML-Code. Crossware stellt Rich-Text- und HTML-Editoren bereit, was das E-Mail-Signatur-Erstellen enorm erleichtert.

Die E-Mail-Signatur-Software Crossware ist übrigens sowohl für Microsoft 365 nutzbar als auch für Exchange, HCL Domino und als Dynamic Outlook Add-In. Außerdem müssen die Crossware-E-Mail-Signaturen nicht auf jedem Gerätetyp (Desktop, Laptop, Tablet, Smartphone) separat eingerichtet werden, denn die Crossware-E-Mail-Signaturen nutzen ein responsives Design, das sich an die jeweilige Bildschirmgröße anpasst und daher sowohl auf mobilen Geräten als auch nicht-mobilen Geräten optimal angezeigt wird.

Installation von E-Mail-Signatur-Add-Ins

Es gibt verschiedene Möglichkeiten E-Mail-Signatur-Add-Ins beziehungsweise E-Mail-Signatur-Softwares zu installieren, je nachdem, ob es sich dabei nur um eine Desktop-Anwendung handelt, eine Server-Anwendung, eine Cloud-Lösung oder eine Private-Cloud-Lösung.

Clientseitige Anwendungen

Bei clientseitigen E-Mail-Signatur-Lösungen werden bestimmte Dateien direkt auf den Desktops der Anwender installiert. Der Nachteil ist, dass dieser Prozess bei einer großen Anzahl von Mitarbeitern eine längere Zeit in Anspruch nehmen kann.

Serverseitige Anwendungen

Es gibt auch E-Mail-Signatur-Lösungen, die serverseitig installiert werden, etwa unter Nutzung der Microsoft Exchange Server-Plattform. Der Vorteil ist, dass man die E-Mail-Signatur-Software nicht auf jedem Desktop installieren muss und die IT-Abteilung damit Zeit spart.

Öffentliche Cloud für E-Mail-Signatur-Software

Man kann Microsoft Exchange aber auch online nutzen, und zwar durch eine von Microsoft zur Verfügung gestellte öffentliche Cloud (Microsoft Exchange Online, Office 365, Microsoft 365). Wenn man allerdings eine E-Mail-Signatur-Software über eine öffentliche Cloud nutzt, ist die Gefahr wesentlich größer, dass Daten in die Hände von Unbefugten gelangen und mitgelesen werden, als wenn man die E-Mail-Signatur-Software auf der unternehmenseigenen Infrastruktur laufen lässt.

Private Cloud für E-Mail-Signatur-Software

Bei einer Private Cloud-Lösung steht die für die E-Mail-Signatur-Software erforderliche Infrastruktur nur einem einzigen Anwenderunternehmen zur Verfügung. Dies kann zum Beispiel durch die Nutzung unternehmensinterner Private Cloud-Server umgesetzt werden.

Das E-Mail-Signatur-Add-In Crossware ist das weltweit erste E-Mail-Signatur-Add-In für Outlook, das auch eine private Cloud-Lösung für Unternehmen (Enterprise Private Cloud-Lösung) anbietet. Unternehmen haben dadurch die Möglichkeit, den E-Mail-Verkehr innerhalb der unternehmenseigenen Azure-Infrastruktur laufen zu lassen. Man nutzt also eine eigene E-Mail-Software-Version innerhalb seiner eigenen privaten Cloud. Der Vorteil der Private Cloud ist, dass wegen der Einbettung von E-Mail-Signaturen in die eigene Infrastruktur keine Informationen unnötig über Dritte gesendet werden.

Da die E-Mail-Signatur-Software client-unabhängig installiert wird, unterstützt die Software alle Geräte und Clients, welche den Mailserver zur Versendung von E-Mails nutzen. Die E-Mail-Signatur-Software Crossware ist im Übrigen DSGVO-konform und gemäß ISO27001:2013 zertifiziert.