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E-Mail-Signaturen, die je nach vorgegebener Regel anders ausgegeben werden, also zum Beispiel ein anderes Banner enthalten oder einen anderen Disclaimer, nennt man auch dynamische Signaturen. Im Idealfall sollte man mit einer E-Mail-Signatur-Software aber nicht nur dynamische Fußzeilen beziehungsweise Signaturblöcke in die E-Mail einfügen können, sondern auch eine dynamische Kopfzeile etwa mit dem Unternehmenslogo und den Social Media-Buttons hinzufügen können sowie die E-Mail-Mitte bespielen können.

Benutzerdefinierte Regeln für E-Mail-Signaturen erstellen

Bei der E-Mail-Signaturlösung Crossware können viele Funktionen regelbasiert genutzt werden, indem man etwa für intern verschickte E-Mails andere Banner in der E-Mail-Signatur einbindet als für E-Mails, die an externe Adressaten verschickt werden. Man kann natürlich auch unterschiedliche E-Mail-Signaturen je nach Abteilung festlegen.

Benutzerdefinierte Regeln können ferner in Bezug auf bestimmte Keywords im Betreff der E-Mail festgelegt werden, damit je nach verwendetem Keyword die dazugehörige E-Mail-Signatur in die Mail eingefügt wird. Mit Benutzer ist hier aber nicht der einzelne Mitarbeiter gemeint, sondern der zentral steuernde Verantwortliche in der jeweiligen Abteilung, der an der Erstellung der E-Mail-Signatur beteiligt ist. Es gibt auch Programme, die die passende E-Mail-Signatur anhand der E-Mail-Domain oder einer CRM-Liste einfügen.

Durch eine Cloud-Lösung wie Crossware können die geschäftlichen E-Mail-Signaturen von tausenden Mitarbeitern und mehr über ein einziges Dashboard unternehmensweit gesteuert werden.

Eine E-Mail-Signatur-Management-Software sollte auch in der Lage sein, die E-Mail-Signatur mit sogenannten benutzerdefinierten Signaturblöcken zu erstellen (abgekürzt sig block). Das heißt, dass jedes Element der E-Mail-Signatur, wie etwa Text-, Grafik-, Foto- oder Button-Elemente, einen einzelnen Block darstellt und dessen Ausgabe in der E-Mail-Signatur durch Anzeigeregeln je nach definiertem E-Mail-Typ gesteuert werden kann. Die E-Mail-Signatur-Software Crossware etwa arbeitet mit einem praktischen Drag & Drop-System, um solche Signaturblöcke zu platzieren und verschiedene E-Mail-Signatur-Templates (Vorlagen) zu erstellen.

Pflichtangaben für E-Mail-Signatur: Österreich und Schweiz

Auch in Österreich gibt es eine sogenannte Impressumspflicht für E-Mails. Und auch in Österreich ergeben sich die erforderlichen Pflichtangaben aus verschiedenen Gesetzen. § 14 UGB (Unternehmensgesetzbuch) regelt etwa die Pflichtangaben in der E-Mail-Signatur für Unternehmen, die im Firmenbuch eingetragen sind. § 63 GewO (Gewerbeordnung) ist eine diesbezügliche Norm, die für alle Gewerbetreibende gilt, die nicht im Firmenbuch eingetragen sind. Verwender von Newslettern müssen sich nach §§ 24, 25 MedienG (Mediengesetz) richten. Und schließlich gibt es noch Ergänzungsvorschriften im Telekommunikationsgesetz und im Datenschutzgesetz.

In E-Mails, die von Unternehmen innerhalb der Schweiz versendet werden, sind keine Pflichtangaben in der E-Mail-Signatur zu machen. Anders sieht die Situation jedoch aus, wenn Schweizer Unternehmen E-Mails etwa nach Deutschland oder Österreich versenden. Dann nämlich müssen sich die Unternehmen an die deutschen Vorschriften beziehungsweise die österreichischen Vorschriften zur E-Mail-Signatur halten.

DSGVO-Informationspflichten erfüllen durch Verlinken

Den Informationspflichten nach der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO oder DSGVO) könne man laut der Wirtschaftskammer Österreich zum Beispiel dadurch nachkommen, dass man in der E-Mail oder dem Newsletter einen Link zur Datenschutzerklärungsetzt. Da die DSGVO auch in Deutschland gilt, wird auch hier von Experten empfohlen, Interessenten durch einen Link zur Datenschutzerklärung, die sich auf der Homepage befindet, über die datenschutzrechtlichen Belange zu informieren.

Bewerber und Mitarbeiter, wobei die Informationen je nach der betroffenen Gruppe anders ausgestaltet werden müssen.

Die betrieblichen Datenschutzbeauftragten sollten daher darauf drängen, dass in der Firma eine regelbasierte E-Mail-Signatur-Software eingesetzt wird, um je nach E-Mail-Adressat auf die passenden Informationspflichten gemäß DS-GVO zu verlinken.

Organisationsweite Abwesenheitsbenachrichtigungen (Autoresponder)

Mit einer E-Mail-Signatur-Software etwa für Outlook oder Microsoft 365 kann man auch Abwesenheits-Nachrichten (Out of office reply, OOOR) erstellen und verwalten. Auch hier sorgt die zentrale Steuerung dieser Autoresponder-E-Mails für eine organisationsweite Vereinheitlichung.

Kosteneinsparungen bei Installation der E-Mail-Signaturen

Durch ein zentral verwaltetes E-Mail-Signatur-Add-In, also eine zentral gesteuerte E-Mail-Signatur-Software, kann man viel Geld beim Erstellen einer E-Mail-Signatur sparen im Vergleich zu einer Lösung, bei der jeder einzelne Mitarbeiter selbst seine E-Mail-Signatur verwaltet. Geht man von einem Unternehmen aus, in dem die Marketing-Abteilung bei 10.000 Mitarbeitern ein neues Banner in die E-Mail-Signatur einfügen möchte, und geht man von einem durchschnittlichen Stundenlohn von 80 Euro aus sowie einem Zeitaufwand von 15 Minuten für das Einfügen des neuen Banners pro Mitarbeiter, kommt man auf 2500 Stunden, die für das dezentrale Einfügen des neuen Banners in die Email-Signatur verschwendet wurden. Die finanziellen Kosten belaufen sich in dieser Beispielrechnung auf 200.000 Euro.

Würde man das neue Banner der Marketing-Abteilung zentral mit Hilfe etwa der E-Mail-Signatur-Software Crossware einfügen, käme man auf Kosten von lediglich circa 42.000 Euro, was eine Ersparnis von 158.000 Eurobedeutet und einen ROI in Höhe von 376,2 %

Rechtssicherheit durch zentrale unternehmensweite Steuerung

Eine zentrale Verwaltung sämtlicher E-Mail-Signaturen von allen Mitarbeitern eines Unternehmens ermöglicht es der Rechtsabteilung beziehungsweise der Compliance-Abteilung, die E-Mail-Signaturen unternehmensweit rechtssicher zu machen.

Wenn jeder einzelne Mitarbeiter das Erstellen und Verwalten seiner E-Mail-Signatur übernehmen würde, wären die Fehlerquellen bei einem großen Unternehmen enorm zahlreich und die ständige Kontrolle jeder einzelnen E-Mail-Signatur eines jeden Mitarbeiters durch die Rechts- und Compliance-Abteilung nahezu unmöglich.

Einheitliches Design fördert Corporate Identity durch Branding

Durch die einheitliche Anwendung des Corporate Designs auch in den E-Mails insbesondere den E-Mail-Signaturen wird das Branding des Unternehmens gefördert. Dadurch wird das Unternehmen über sein typisches Erscheinungsbild als Marke von der Außenwelt wahrgenommen, zu der neben den Kunden auch Lieferanten, die Gesellschafter und Aktionäre sowie die Medien und viele andere Beobachter gehören.

HTML-Editor als E-Mail-Signatur-Design-Tool für alle Geräte

Mit einem E-Mail-Signatur-Design-Tool wie dem vom Crossware E-Mail-Signatur-Add-In werden E-Mail-Signaturen gut lesbar und strukturiert dargestellt. Die Handhabung eines Design-Tools ist wesentlich einfacher als die direkte Codierung etwa in HTML-Code. Crossware stellt Rich-Text- und HTML-Editoren bereit, was das E-Mail-Signatur-Erstellen enorm erleichtert.

Die E-Mail-Signatur-Software Crossware ist übrigens sowohl für Microsoft 365 nutzbar als auch für Exchange, HCL Domino und als Dynamic Outlook Add-In. Außerdem müssen die Crossware-E-Mail-Signaturen nicht auf jedem Gerätetyp (Desktop, Laptop, Tablet, Smartphone) separat eingerichtet werden, denn die Crossware-E-Mail-Signaturen nutzen ein responsives Design, das sich an die jeweilige Bildschirmgröße anpasst und daher sowohl auf mobilen Geräten als auch nicht-mobilen Geräten optimal angezeigt wird.

Öffentliche Cloud für E-Mail-Signatur-Software

Man kann Microsoft Exchange aber auch online nutzen, und zwar durch eine von Microsoft zur Verfügung gestellte öffentliche Cloud (Microsoft Exchange Online, Office 365, Microsoft 365). Wenn man allerdings eine E-Mail-Signatur-Software über eine öffentliche Cloud nutzt, ist die Gefahr wesentlich größer, dass Daten in die Hände von Unbefugten gelangen und mitgelesen werden, als wenn man die E-Mail-Signatur-Software auf der unternehmenseigenen Infrastruktur laufen lässt.